Wdrożenia
Opis sytuacji
Duża, międzynarodowa firma przemysłowa zajmująca się produkcją oraz sprzedażą zarówno całych systemów i rozwiązań ze swojej branży jak również pojedynczych produktów. Firma sprzedaje swoje rozwiązania bezpośrednio ostatecznym ich użytkownikom. Posiadając rozbudowaną sieć reprezentantów handlowych Firma bezpośrednio dociera ze swoją ofertą do Klientów.
Klienci posiadający rozwiązanie Firmy mogą je rozbudowywać o kolejne moduły i funkcje poprzez zakup w Firmie dodatkowych elementów i modułów. Klienci dokonują zakupu produktów poprzez wysłanie zamówienia do Firmy. Większość z nich robi to sposób tradycyjny wysyłając faksy, tylko 3% Klientów wysyła zamówienia w inny sposób.
Po przyjściu zamówienia do Firmy jest ono rejestrowane w pliku Excel udostępnionym dla wszystkich zainteresowanych. Rejestracjom zamówień zajmowały się osoby pracujące w recepcji.
Szef działu Sprzedaży przydziela poszczególne zamówienia handlowcom, którzy są za nie odpowiedzialni. Klienci dzwonią do Firmy w celu uzyskania informacji o procesie realizacji zamówienia lub jego zmianę.
Zagadnienie do rozwiązania
Plik Excel wykazywał kilka istotnych wad, które powodowały zdecydowane utrudnienie procesu obsługi Klientów. Wśród wad można wymienić trudności z dostępem do dokumentu wielu osobom jednocześnie oraz brak skutecznych i prostych metod ograniczenia dostępu do edycji poszczególnych komórek różnym osobom.
Klienci niekiedy wysyłali kilkakrotnie to samo zamówienie bo nie byli pewni, czy Firma je otrzymała we właściwej formie. Takie, wielokrotne zamówienia były wprowadzane do systemu sprzedaży Firmy, a z innych względów nie można było ich usunąć.
Firma oczekiwała rozwiązania, które wyeliminowałoby istniejące zagadnienia, a jednocześnie umożliwiało rozszerzenie możliwości zarządzania dokumentami.
Firma wybrała ComminT Sp. z o.o. i aplikację ‘Kancelaria’
Rozwiązanie
System realizuje zasadę: nie powtarzania czynności wykonanych jeden raz. Jest to związane z gromadzeniem wszystkich informacji w jednym miejscu i udostępnieniem ich wszystkim, tym którzy tej wiedzy potrzebują i mają uprawnienia aby ją posiadać.
Każdy dokument zarówno wychodzący jak ich przychodzący do Firmy i ‘przechodzący‘ przez recepcję jest rejestrowany w aplikacji „Kancelaria’. Aplikacja jest obsługiwana przez dwie osoby pracujące w recepcji Firmy.
Aplikacja ‘Kancelaria’ zapewnia obsługę kancelaryjną dokumentów przychodzących i wychodzących poprzez prowadzenie odpowiednich rejestrów w elektronicznej książce podawczej.
Obsługa funkcji kancelaryjnych polega na:
- Przyjmowaniu i rejestrowaniu dokumentów
- Przypisywaniu dokumentów do książki podawczej posiadającej mechanizmy numeracji
- Dołączaniu dokumentów elektronicznych do poszczególnych rekordów je opisujących
Wszystkie te czynności pozwalają na szeroko rozumianą ewidencję dokumentów gwarantującą użytkownikom uporządkowanie wszystkich przetwarzanych informacji w aplikacji.
Aplikacja umożliwia zarządzanie prawami dostępu poszczególnych osób wykorzystujących aplikację. Mechanizmy w niej zaszyte umożliwiają sprawdzenie czy zamówienie posiadające określony numer lub od Klienta już zostało wprowadzone do systemu.
Cel rozwiązania
Celem aplikacji jest stworzenie jednego źródła przechowywania informacji o dokumentach przychodzących oraz wychodzących oraz udostępnienie jej wszystkim osobom zainteresowanym w Firmie.
Efekt końcowy wdrożenia
Aplikacja umożliwia gromadzenie informacji w postaci danych dotyczących dokumentów wychodzących z oraz przychodzących do Firmy. Oprócz przechowywania informacji dotyczących dokumentów aplikacja umożliwia dołączenie elektronicznego pliku przedstawiającego opisywany dokument. Dane uzupełniane przez osoby pracujące w recepcji Firmy.