Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym może przynieść wiele korzyści, takich jak usprawnienie zarządzania dokumentami, zwiększenie współpracy między pracownikami i poprawa bezpieczeństwa danych. Poniżej przedstawiamy kluczowe aspekty wdrożenia SharePoint w biurze rachunkowym:

Korzyści z Wdrożenia SharePoint w biurze rachunkowym:

Zarządzanie Dokumentami:

• Przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.
• Kontrola wersji dokumentów pozwala na śledzenie zmian i przywracanie poprzednich wersji.

Współpraca nad Dokumentami:

• Możliwość pracy nad jednym dokumentem przez kilka osób jednocześnie, co jest szczególnie przydatne podczas pracy zdalnej.

Bezpieczeństwo:

• Kontrolowanie dostępu do plików oraz możliwość ustawiania haseł dla ważnych dokumentów zapewniają ochronę danych.

Automatyzacja Procesów Biznesowych:

• Możliwość tworzenia przepływów pracy (workflow) umożliwia automatyzację wielu codziennych zadań.

Integracja z Innymi Aplikacjami Microsoft:

• Bezpośrednia współpraca z aplikacjami takimi jak Word, Excel czy PowerPoint oraz integracja z innymi usługami Microsoft 365 (np. Teams).

Wdrożenie SharePoint w Biurze Rachunkowym Krok po Kroku

Analiza Wymagań Firmowych:

• Określenie potrzeb biura rachunkowego i planowanie struktury witryn oraz uprawnień użytkowników.

Konfiguracja Kont Użytkowników:

• Synchronizacja kont użytkowników biura rachunkowego z Active Directory lub Azure AD.

Utworzenie stron i podstron:

• Tworzenie struktury stron dostosowanej do potrzeb biura rachunkowego.

Wsparcie Powdrożeniowe:

• Zapewnienie ciągłości pracy podczas procesu migracji do nowego systemu.

Dlaczego Wybrać SharePoint?

• SharePoint to platforma uniwersalna, która może być dostosowana do różnych branży.
• Zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
• Ułatwia współpracę między pracownikami.
• Może być łatwo integrowany z innymi narzędziami Microsoft 365.

Dzięki tym cechom, SharePoint może stać się kluczowym elementem infrastruktury IT biura rachunkowego, pomagając zoptymalizować procesy biznesowe i poprawić efektywność działań organizacyjnych.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym

W sytuacji, w której biura rachunkowe w Polsce doświadczają niedoboru wykfalifikowanych pracowników, organizacje muszą szukać innych sposobów na sprostanie wymaganiom.

SharePoint jest aplikacją, którą biura rachunkowe mogą wykorzystać do zmaksymalizowania produktywności swoich obecnych pracowników, aby pomóc w rozwiązaniu problemów.

Oparta na subskrypcji usługa Microsoft 365 a wraz z nią SharePoint to coś więcej niż tylko tradycyjny pakiet Office 365 obejmujący programy Outlook, Excel, Word i PowerPoint. Obecnie Microsoft 365 obejmuje znacznie szerszy zakres usług, które mogą pomóc zwiększyć produktywność firm księgowych.

Zidentyfikowaliśmy trzy główne obszary, w których Microsoft 365 oraz SharePoint mogą pomóc, wyjaśniliśmy w jaki sposób i przedstawiliśmy przykłady, które można zastosować w praktyce księgowej.

Obszary wykorzystania SharePoint w biurze rachunkowym następujące:

• Jak zautomatyzować powtarzalne zadania księgowe za pomocą Microsoft 365 i Power Automate.
• Poprawa współpracy księgowych dzięki Microsoft Teams.
• Analiza danych firmy księgowej przy użyciu Power Bi.
• Usługi Microsoft 365 dla księgowych od akronimów.
• Jak zautomatyzować powtarzalne zadania księgowe za pomocą Microsoft 365 i Power Automate.

Jednym z najszybszych sposobów na zwiększenie produktywności biura rachunkowego jest wykorzystanie technologii do automatyzacji powtarzalnych zadań.

W związku z koniecznością regularnej komunikacji z klientami, koniecznością korzystania z szeregu różnych dokumentów i koniecznością pamiętania o wielu rzeczach, księgowi mają wiele możliwości zautomatyzowania niektórych swoich zadań za pomocą platformy Microsoft 365, zwalniając czas, który można poświęcić na inne czynności.

Power Automate pozwala użytkownikom tworzyć niestandardowe przepływy pracy, które działają automatycznie w wielu aplikacjach (Outlook, SharePoint, Power BI), a także na różnych platformach, takich jak komputery stacjonarne i urządzenia mobilne.

Automatyzacja ta jest łatwa do skonfigurowania dzięki prostemu interfejsowi typu „przeciągnij i upuść” oraz kolekcji wstępnie zaprojektowanych szablonów.

To sprawia, że Power Automate jest idealnym narzędziem do automatyzacji niektórych powtarzalnych zadań w firmie. Oto trzy sposoby, w jakie zalecamy korzystanie z Power Automate i korzyści, jakie naszym zdaniem przyniosą one w biurze rachunkowym.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala zautomatyzować komunikację z klientami

Pracownicy w biurze rachunkowym regularnie komunikują się ze swoimi klientami. Duża część tej komunikacji jest jednak powtarzalna i ma standardowy charakter idealne zadanie do automatyzacji.

Na przykład, księgowy może regularnie prosić klienta o paragony i faktury lub wysyłać mu protokoły ze spotkań, które ostatnio z nim odbył.

Podczas gdy indywidualnie te formy komunikacji mogą nie zajmować znacznych ilości czasu, gdy weźmie się pod uwagę, ilu klientów wymaga tego rodzaju wiadomości e-mail i z iloma klientami współpracujesz, czas ten może się znacznie sumować w ciągu roku. Jest to czas, który można lepiej wykorzystać gdzie indziej.

Naszym ulubionym zastosowaniem automatyzacji komunikacji z klientami jest wdrażanie ich po raz pierwszy.

Podczas wdrażania nowego klienta biura rachunkowego często ma wiele informacji, którymi chce się z nim podzielić. Możesz jednak nie chcieć bombardować nowego klienta zbyt dużą ilością informacji i przytłaczać go, więc Power Automate może być używany do rozłożenia komunikacji w czasie.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala automatycznie tworzyć dokumenty

Każdego dnia firmy księgowe tworzą dokumenty, z których wiele generowanych jest cyklicznie według standardowego schematu. Niezależnie od tego, czy są to umowy, faktury czy raporty pobierające dane z oprogramowania księgowego, dokumenty te często działają na podstawie szablonów. Będą one miały ten sam format dla każdego klienta, ze zmieniającymi się tylko konkretnymi danymi klienta.

Jeśli korzystasz z wielu programów, tworzenie tych dokumentów może być czasochłonne. Alternatywnie, Power Automate może automatycznie stworzyć je za Ciebie.

Możesz jednak zmaksymalizować wydajność, łącząc ten rodzaj automatyzacji z zewnętrzną komunikacją z klientami. Możesz utworzyć przepływ pracy, który kompiluje dane dla klientów, wysyła do nich raport e-mailem, a następnie wysyła klientowi wiadomość tekstową z informacją, że raport czeka na niego w skrzynce odbiorczej.

Oprócz oszczędności czasu i zapewnienia księgowym więcej czasu na inne czynności, takie proste przepływy pracy mogą również poprawić jakość obsługi klienta.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala automatyzować przypomnienia

Podczas gdy przepływy pracy Power Automate mogą być korzystne podczas bezpośredniej pracy z klientami, mogą być również wykorzystywane wewnętrznie przez księgowych, aby pomóc im w codziennych zadaniach.

Niezależnie od tego, czy jest to proste przypomnienie o wykonaniu regularnych zadań, takich jak dokonywanie płatności, sprawdzanie postępów konkretnego klienta, czy przypominanie o ważnych terminach, przypomnienia mogą odciążyć księgowych, dając im mniej zmartwień.

Szczególnie skuteczne mogą być przepływy pracy, które tworzą te przypomnienia automatycznie, bez udziału pracowników. Na przykład, jeśli spotkanie z klientem jest organizowane w kalendarzu Outlooka, przypomnienie może zostać wysłane na tydzień przed spotkaniem, aby upewnić się, że wszystkie odpowiednie strony zakończyły niezbędne przygotowania z wyprzedzeniem.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala usprawnić współpracę księgowych poprzez MS Teams

Księgowość małych firm to praca zespołowa, w której księgowi często pracują dla wielu klientów, branż i specjalizacji w ramach jednej firmy. Ponadto od czasu pandemii COVID-19 nastąpiła duża zmiana w kierunku zdalnych i hybrydowych modeli pracy, dzieląc zespoły fizycznie. Wszystko to oznacza, że współpraca lub jej brak ma bezpośredni wpływ na produktywność biur księgowych.

Biorąc to wszystko pod uwagę, a także zwiększoną presję związaną z wymagającym rynkiem pracy oraz znaczenie dokładności i terminowości w księgowości, nic dziwnego, że wiele biur rachunkowych odczuwa trudności, stres oraz angażuje wie czasu i wysiłku próbując skutecznie obsługiwać swoich klientów.

Aplikacje Microsoft 365, takie jak Microsoft Teams, mogą ułatwić współpracę w biurze księgowym, przyspieszając i ułatwiając procesy poszczególnych osób, oszczędzając przy tym czas firmy. Podczas gdy aplikacja Microsoft Teams jest narzędziem znanym wielu osobom, okazuje się, że jest ono często niedostatecznie wykorzystywane, a kluczowe funkcje są czasami pomijane, co prowadzi do utraty możliwości zwiększenia produktywności pracowników firmy księgowej.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala współtworzyć pliki

Microsoft Teams umożliwia wielu osobom jednoczesną pracę nad tymi samymi plikami w czasie rzeczywistym. Zmniejsza to ryzyko, że pracownicy zapiszą ukończoną pracę lub będą musieli poczekać, aż inny współpracownik zakończy pracę z dokumentem, zanim sami z niego skorzystają, zmniejszając opóźnienia. Może to być szczególnie przydatne w biurze rachunkowym, w którym pracownicy pracują w wielu lokalizacjach lub z domu.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala nagrywać spotkania

Oprócz podstawowej funkcji organizowania wirtualnych spotkań, Microsoft Teams umożliwia nagrywanie tych spotkań w celu ich późniejszego wyświetlenia. Nagrywanie spotkań zapewnia dokładniejszy sposób prowadzenia protokołów, umożliwiając członkom zespołu weryfikację tego, co zostało powiedziane w późniejszym terminie. Podobnie, jeśli ktoś nie może wziąć udziału w spotkaniu, nagrania te można wykorzystać do nadrobienia zaległości. Mogą być one wykorzystywane wewnętrznie lub udostępniane na zewnątrz, zarówno klientom, jak i kooperantom.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala stworzyć kanały komunikacji i czaty grupowe

Wiadomości błyskawiczne stały się powszechne w miejscu pracy, ale w Microsoft Teams możesz tworzyć kanały dla określonych projektów lub zespołów, a także czaty grupowe, umożliwiając współpracę w przestrzeni wirtualnej, w podobny sposób, w jaki mogliby współpracować osobiście.

Stworzenie przestrzeni pracy grupowej jest to szczególnie korzystne dla firm księgowych, które nie mają pracowników w jednej lokalizacji w tym samym czasie i mogą zapewnić postęp w pracy, bez czekania na znalezienie wspólnego terminu na spotkanie. Ta forma komunikacji cyfrowej może być doskonałym sposobem na zmniejszenie liczby spotkań organizowanych przez firmę i opóźnień między nimi, dając pracownikom więcej czasu na skupienie się na swoich rolach.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala zarządzać zadaniami

Microsoft Teams integruje się natywnie z inną aplikacją Microsoft 365 Microsoft To Do. Microsoft To Do umożliwia księgowym przypisywanie zadań i śledzenie postępów w ich realizacji.

Może to być szczególnie przydatne podczas pracy w ściśle określonych terminach, które dotyczą wielu stron, w tym osób spoza firmy, takich jak klienci. Zadania mogą być przypisywane i omawiane bezpośrednio w Microsoft Teams i udostępniane w czasie rzeczywistym podczas wirtualnych spotkań.

Jako narzędzie do współpracy, pozwala użytkownikom zobaczyć postępy innych, umożliwiając członkom zespołu pomaganie sobie nawzajem, gdy może być wymagana pomoc, utrzymując całą organizację na dobrej drodze.

Wdrożenie MS Teams w biurze rachunkowym pozwala współpracować z innymi firmami

Jeśli chodzi o integracje, Microsoft Teams integruje się również z wieloma aplikacjami innych firm, które mogą przyspieszyć procesy księgowe. Ponieważ wiele aplikacji jest często używanych jednocześnie w firmach księgowych, może to pomóc w utrzymaniu porządku i powstrzymaniu pracowników przed stresem związanym z wielozadaniowością.

Oprócz oprogramowania księgowego można również zintegrować inne powszechnie używane oprogramowanie. Na przykład aplikację do zarządzania projektami, a także aplikację do podpisywania umów bez użycia papieru.

Chociaż te integracje nie pozwolą zaoszczędzić godzin w pojedynczym przypadku, wiele drobnych oszczędności dokonanych w całej organizacji szybko się sumuje i pozwala księgowym skupić się na doradztwie i wartości dla swoich klientów, a nie tylko na wykonywaniu prac administracyjnych.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala analizować dane firmy za pomocą Power BI

Rola księgowych zmieniła się wraz z rozwojem technologii, a biura rachunkowe są odpowiedzialne za bardziej strategiczne doradztwo i planowanie niż proste wprowadzanie danych finansowych. Ponieważ znaczna część ręcznego wprowadzania danych jest obsługiwana przez technologię, księgowi często polegają na analizie danych, którą można znacznie poprawić za pomocą dedykowanych aplikacji.

Power BI, który można dodać do wielu pakietów Microsoft 365, jest fantastycznym narzędziem do analizy danych zarówno klientów, jak i własnej firmy.

Power BI to narzędzie do wizualizacji danych, które można wykorzystać do tworzenia interaktywnych raportów i pulpitów nawigacyjnych. Można je zintegrować z wieloma źródłami danych, takimi jak platformy księgowe w chmurze, aby tworzyć atrakcyjne wizualnie raporty gotowe do udostępnienia klientom.

Wybrane zalet Power BI.

Lepsza wizualizacja danych

Księgowi często muszą wyjaśniać swoim klientom trudne, liczbowe koncepcje, które dla niektórych mogą być mylące lub trudne do zrozumienia. Power BI może tu pomóc, biorąc złożone i szczegółowe zestawy danych i prezentując je w sposób łatwy do zrozumienia i przyswojenia.

Wizualizacja danych w Power BI nie tylko ułatwia przekazywanie ważnych informacji klientom, ale także ułatwia identyfikację trendów i wzorców. To z kolei pozwala szybko reagować na różne sytuacje, oszczędzając czas i potencjalnie pieniądze, a także zwiększając zadowolenie klientów.

Przede wszystkim jednak łatwość przeglądania i rozumienia danych ma bezpośredni wpływ na dwie inne główne zalety Power BI możliwość podejmowania decyzji opartych na danych i identyfikowania obszarów wymagających poprawy.

Wdrożenie SharePoint w biurze rachunkowym pozwala podejmować decyzje oparte na danych

Rola księgowego zmienia się, kładąc większy nacisk na udzielanie porad i strategicznych wskazówek dla firm. Przetwarzając dane i wizualizując je w Power BI, biura rachunkowe są w stanie uzyskać cenny wgląd w wyniki operacyjne i finansowe swoich klientów.

Wdrożenie Power BI pozwala stworzyć proces decyzyjny, który jest oparty na danych, który może przyspieszyć udzielanie porad klientom. Może również zapewnić wyraźniejsze wskazanie, gdzie firma powinna przydzielić czas, pieniądze lub zasoby, jakie produkty lub usługi powinna preferować, a także inne informacje biznesowe w celu poprawy wydajności.

Wdrożenie Power BI pozwala identyfikować obszary wymagające poprawy

Power BI może być również wykorzystywany wewnętrznie przez księgowych w celu zwiększenia wydajności ich własnych biur rachunkowych. Analizując dane i tworząc różne raporty, mogą zidentyfikować obszary własnej działalności, które wymagają poprawy.

Wdrożenie Power BI w biurze rachunkowym może pomóc w określeniu, którzy klienci są najbardziej dochodowi, które usługi cieszą się największym popytem i jakie obszary działalności nie działają dobrze. Wdrożenie Power BI zwiększa produktywność, umożliwiając skupienie uwagi na obszarach o największym zwrocie z inwestycji.

W skali organizacyjnej wdrożenie Power BI prowadzi do wdrożenia strategii opartej na danych, która stanowi podstawę kierunku rozwoju firmy, umożliwiając rozwój i sukces w przyszłości.