Zamówienia zakupu
Strategiczne zarządzanie dostawcami weszło do praktyki w 1983 roku. Zaczęło się od tego, że konsultant McKinsey Peter Kraljic wezwał nabywców korporacyjnych do odejścia od zakupów na rzecz efektywnego zarządzania dostawami i dostawcami. Jego spostrzeżenia okazały się słuszne, gdy przypomniano sobie historie z zarządzania dostawcami, takie jak ogromne opóźnienie realizacji Boeinga 787.
Dostawcy są w centrum procesu zaopatrzenia każdej firmy. Jednak wiele firm ma tendencję do przeoczenia znaczenia nawiązania dobrych relacji z dostawcami. Ten fakt zaniedbania może nie zrobić różnicy, gdy działy zakupów odgrywały rolę administracyjną w zakupie towarów i usług dla firm.
Teraz, gdy zespoły zakupowe wkroczyły na ścieżkę współtworzenia wartości biznesu, tworzenia przewagi konkurencyjnej na rynku, efektywne partnerstwo i współpraca z dostawcami jest niezbędna. Minęły już czasy, kiedy można było zarządzać wydatkami poprzez lepsze negocjacje. Przestarzałe praktyki zarządzania dostawcami nie są już wystarczające, aby rozwiązać istniejące problemy związane z zakupami.
Co to jest strategiczne zarządzanie dostawcami?
Zarządzanie dostawcami umożliwia ciągły rozwój dostawców zewnętrznych poprzez częstą współpracę i monitoring. Polega to na pracy z dostawcami jako zespołem w celu sporządzenia wzajemnie korzystnych umów, które ostatecznie wzmacniają obie firmy. Priorytetem są długoterminowe relacje z dostawcami, a nie krótkoterminowe zyski.
Większość firm posiada jakiś proces zarządzania swoimi dostawcami, ale może być miejsce do jego usprawnienia.
Oto kilka strategii zarządzania dostawcami stosowanych przez liderów zakupów na całym świecie w celu optymalizacji wydatków na dostawców i poprawy ich wydajności.
Strategiczne zarządzanie dostawcami, przejrzystość wydatków
Przejrzyste zarządzanie wydatkami dostawców pozwoli wyeliminować ukryte koszty i wydatki pośrednie. Jednak ręczne śledzenie kwot wydawanych na każdego z dostawców może być czasochłonnym zadaniem.
Wdrażając zautomatyzowany system zamówień zakupów, firmy mogą wprowadzić przejrzystość do procesu od zamówienia do zapłaty.
Strategiczne zarządzanie dostawcami, segmentacja
Segmentacja dostawców to proces mapowania dostawców pod kątem rentowności i narażenia na ryzyko. Małe i średnie przedsiębiorstwa z niewielkimi bazami dostawców wolą stosować prosty proces, taki jak model priorytetów Deloitte.
Z drugiej strony, większość przedsiębiorstw z dużymi bazami dostawców i dojrzałymi praktykami zarządzania relacjami z dostawcami woli stosować metodę matrycy Kraljica.
Model priorytetów Deloitte klasyfikuje dostawców na trzy grupy (strategiczni, ważni i transakcyjni) w oparciu o krytyczność biznesową.
Matryca dostawców Kraljica dzieli dostawców na cztery grupy w oparciu o dwa kluczowe wymiary: ryzyko i rentowność.
Strategiczne zarządzanie dostawcami, współpraca
Wielu dyrektorów działów zakupów koncentruje się na działaniach związanych ze współpracą z dostawcami. Owocna współpraca z dostawcami może nie tylko wzmocnić relacje między kupującym a dostawcą, ale także przynieść wymierne korzyści (oszczędności wartości i kosztów) dla obu stron.
Chociaż e-maile i komunikatory umożliwiają komunikację w czasie rzeczywistym, nie są najbardziej efektywnymi narzędziami do utrzymywania relacji z dostawcami. Oparta na chmurze aplikacja do zarządzania dostawcami pomaga firmom stworzyć sieć dostawców dzięki lepszemu rozpoznaniu i współpracy.
Strategiczne zarządzanie dostawcami, wskaźniki
Proces pomiaru i analizy wydajności dostawców pomaga firmom zaoszczędzić pieniądze, ograniczyć ryzyko i wydobyć większą wartość z kontraktu.
Kluczem do tej praktyki jest stworzenie scentralizowanego repozytorium danych zawierającego wszystkie informacje związane z dostawcami. Przedsiębiorstwa korzystają z różnych narzędzi, od formularzy papierowych do arkuszy kalkulacyjnych i rozwiązań do zarządzania dostawcami, aby przechowywać i zarządzać swoimi danymi o dostawcach.
Aplikacja zarządzanie dostawcami, które posiada wbudowany moduł raportowania sprawia, że proces zarządzania wydajnością dostawcy jest łatwy i prosty.
Strategiczne zarządzanie dostawcami, ryzyka
Zarządzanie ryzykiem dostawcy to proces identyfikacji, oceny i ograniczania ryzyka w łańcuchu dostaw firm.
Najlepsze praktyki zarządzania ryzykiem dostawców monitoruje dostawców aktywnie i posiada plan awaryjny, aby rozwiązać każdy rodzaj ryzyka (strategia, wdrożenie i wydajność).
Etapy zarządzaniem dostawcami
Cykl życia zarządzania dostawcami można podzielić na pięć głównych etapów:
Kwalifikacja dostawcy
Pierwszym krokiem w zarządzaniu dostawcą jest określenie, czy dostawca ma doświadczenie i możliwości, aby spełnić potrzeby biznesowe.
Istnieją dwa rodzaje kwalifikacji dostawców: kwalifikacja wstępna (dla potencjalnych dostawców) i ponowna kwalifikacja (ocena aktywnych dostawców).
Przyjęcie dostawcy do pracy
Zatwierdzeni dostawcy są następnie włączani do bazy danych firm. Etap ten obejmuje proces pozyskiwania, przechwytywania i przechowywania wszystkich istotnych informacji o dostawcy w scentralizowanej bazie danych, w dedykowanej aplikacji zamówienia zakupu.
Zamawianie i dostawa
Zazwyczaj proces zamówienia rozpoczyna się od zamówienia zakupu lub umowy. Specyfikacje są wymienione wyraźnie w zakresie wymagań i obowiązków zamówienia (Terms of Reference - TOR) lub zakres usługi (Scope of Work - SOW). Po dostarczeniu zamówienia, otrzymane towary i usługi są poddawane kontroli jakości i dostawcy wydajność jest oceniana.
Płatność dla dostawcy
Po otrzymaniu towarów i usług, kupujący musi porównać fakturę z powiązanym zamówieniem zakupu.
Jeśli wszystko wydaje się być w porządku, faktura jest zatwierdzana i przekazywana do działu finansowego w celu przetworzenia płatności. W przypadku rozbieżności, faktura jest odrzucana z powrotem do dostawcy.
Wycofanie dostawcy
Kiedy kończy się kontrakt lub długoterminowa relacja z dostawcą, bardzo ważne jest, aby usunąć lub deaktywować dostawcę z ewidencji finansowej i administracyjnej.
Jak aplikacja zamówienia do zarządzania zamówieniami w chmurze może zmienić zarządzanie dostawcami?
Ręczne narzędzia komplikują ten i tak już złożony proces biznesowy zarządzania zamówieniami. Wdrażając aplikację zamówienia zakupu do zarządzanie zamówieniami, firmy mogą opracować ustrukturyzowany proces zarządzania relacjami z dostawcami, który kontroluje koszty i zmniejsza ryzyko, przy jednoczesnym zachowaniu jakości.
Kompleksowa aplikacja zamówienia zakupu, pomaga użytkownikom, oferując cyfrowe narzędzie, które przechwytuje dane o wysokiej wartości dla użytkowników i automatycznie uzupełnia przechwycone informacje w innych funkcjach związanych z zamówieniami w ramach cyklu - od zamówienia do zapłaty.
Korzyści, jakie oferuje wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu w procesie zarządzania dostawcami:
Łatwe zarządzanie dostawcami
Szybka i łatwa rejestracja dostawców, korzystanie z wielojęzycznych katalogów i natychmiastowy dostęp do informacji o dostawcy.
Kompleksowa ocena dostawców
Oceniaj dostawców za pomocą kluczowych wskaźników wydajności, takich jak zgodność z polityką, jakość dostaw, terminowość i inne.
Samoobsługa dostawcy
Daj dostawcom możliwość łatwego aktualizowania swoich informacji i otrzymywania powiadomień o szczegółach zamówień i płatności.
Szybkie sprawdzanie dostawców
Pobieranie i weryfikacja danych dostawcy, takich jak raporty biznesowe, dane finansowe i dane dotyczące ryzyka kredytowego
Działania naprawcze
W przypadku słabych wyników dostawcy inicjuj plany działań naprawczych lub zablokuj dostawcę w aplikacji.
Podstawowe funkcje aplikacji zamówienie zakupu
Kilka przykładów zadań związanych z zaopatrzeniem, które mogą być realizowane przez aplikację zamówienia zakupu
Zapotrzebowania na zakup
Formularze ułatwiają przechwytywanie, proces akceptacji w aplikacji zamówienia zakupu i śledzenie wszystkich wniosków o zakup. W razie potrzeby można błyskawicznie sprawdzić dokumenty i powiązane dane.
Zamówienia zakupu
Wystawiaj zamówienia i generuj zamówienia automatycznie na podstawie zatwierdzonych wniosków o zakup. Śledź etapy i proces realizacji każdego zamówienia.
Zarządzanie dostawcami
Przyjmowanie, utrzymywanie i zarządzanie dostawcami za pomocą łatwej w użyciu, wydajnej aplikacji dedykowanej zamówienia zakupu, zaprojektowanej w celu ułatwienia oceny i wyboru dostawcy.
Faktury zakupu
Zatwierdzaj faktury kosztowe w podróży i wykonuj szybkie, automatyczne dopasowanie z zamówieniami.
Analityka zamówień zakupu
Generowanie użytecznych, opartych na danych spostrzeżeń na podstawie wszystkich danych związanych z zakupami. Wykorzystaj te spostrzeżenia, aby udoskonalić proces zarządzania dostawcami w celu zwiększenia szybkości i wydajności.
Zarządzanie dostawcami ma znacznie szerszy zakres niż tylko budowanie relacji z dostawcami. Jeśli zostanie zignorowane, ma potencjał, aby wpłynąć na rentowność firmy. Przedsiębiorstwa posiadające efektywny proces zarządzania dostawcami unikają ryzyka związanego z zakupami i osiągają bardziej wymierne korzyści finansowe.
Aplikacja zamówienia zakupu to kompleksowy dedykowany system informatyczny do zamówień, który może pomóc we włączeniu i wdrożeniu najlepszych praktyk zarządzania relacjami z dostawcami. Nabywcy mogą efektywnie kwalifikować i włączać dostawców, zarządzać zamówieniami i śledzić wydajność dostawców na pierwszy rzut oka.