System zarządzania dostawcami

System zarządzania dostawcami (Vendor Management System - VMS) to pakiet oprogramowania, które pomaga firmom zadbać o procesy związane z kompleksowym zarządzaniem dostawcami, od pierwszego kontaktu do ostatecznego zamknięcia transakcji lub nawiązania relacji biznesowych. Przyjmując podejście modułowe, zazwyczaj posiada on moduły, które dbają o procesy takie jak przyjmowanie dostawców lub płatności dla dostawców.

Co to jest System Zarządzania Dostawcami (VMS)?

Dlaczego ludzie wybierają Vendor Management System (VMS)?

Zarządzanie dostawcami jest kluczem do sukcesu każdego zespołu zakupowego, a korzystanie z systemu zarządzania dostawcami (Vendor Management System - VMS) oferuje w tym obszarze pewne korzyści. Przyjrzyjmy się kilku z nich.

• Twój zespół ds. zakupów tworzy udaną inicjatywę zarządzania relacjami z dostawcami przy minimalnym nakładzie środków, zarówno osobowych, jak i finansowych.
• Towary są dostarczane, a usługi świadczone, w wyznaczonym czasie.
• Relacje z klientami również się poprawiają, ponieważ dostarczasz spójne wyniki.
• Systemy zarządzania dostawcami zapewniają spójność i efektywność procesów end-to-end.
• Możesz wprowadzić automatyzację do zadań, takich jak zarządzanie dostawcami, a następnie analizować wydajność dostawców przy minimalnym nakładzie pracy.
• Podziel dostawców na grupy według wybranych przez Ciebie czynników, korzystając z niestandardowych raportów.
• Optymalizacja produktywności w ramach zarządzania zaopatrzeniem.

Usprawnij swój proces zaopatrzenia dzięki systemowi zarządzania dostawcami.

Zanim wybierzesz system zarządzania dostawcami, upewnij się, że odpowiedź na każde z poniższych pytań brzmi "tak".

• Czy system zarządzania dostawcami może przetwarzać zamówienia zakupu i zlecenia zakupu?
• Czy system zarządzania dostawcami może kontrolować wszystkie aspekty zarządzania dostawców (dodawanie dostawców, ocena dostawców, itp.)?
• Czy system zarządzania dostawcami może obsługiwać zadania związane z fakturowaniem?
• Czy system zarządzania dostawcami pozwala na łatwą integrację z system księgowym lub ERP?
• Czy system zarządzania dostawcami zapewnia raportowanie i wskaźniki, specyficzne dla procesu zarządzania dostawcami?
• Czy system zarządzania dostawcami będzie dobrze współpracować z innymi aplikacjami w obszarze zaopatrzenia?
• Czy system zarządzania dostawcami może się skalować?
• Czy system zarządzania dostawcami jest przyjazny dla użytkownika?

Funkcje systemu zarządzania dostawcami, które warto rozważyć

System zarządzania dostawcami umożliwia łatwe zarządzanie dostawcami

System zarządzania dostawcami musi umożliwiać szybkie i łatwe rejestrowanie dostawców, korzystanie z wielojęzycznych katalogów i dostęp do informacji o dostawcy natychmiast.

System zarządzania dostawcami umożliwia ocenę dostawców

Możliwość oceny dostawców za pomocą kluczowych wskaźników wydajności, takich jak zgodność z polityką, jakość dostaw, terminowość, i więcej.

System zarządzania dostawcami umożliwia logowanie i samoobsługę dostawców

Dając sprzedawcom możliwość łatwego aktualizowania swoich informacji i otrzymywać powiadomienia o szczegółach zamówień i płatności.

System zarządzania dostawcami umożliwia szybko dodawanie i weryfikowanie dostawców

Pobieranie i weryfikacja danych dostawcy, takich jak raporty biznesowe, dane finansowe i dane dotyczące ryzyka kredytowego.

System zarządzania dostawcami umożliwia dokonanie zmian

W przypadku słabych wyników dostawcy, inicjuj plany działań korygujących lub wycofaj go z systemu.

Porównanie: samodzielny system zarządzania dostawcami vs. kompleksowy system zaopatrzeniowy

Wyjaśnijmy to sobie najpierw: większość systemów zaopatrzeniowych nie oferuje porywającego zestawu funkcji, które odróżniałyby je od systemu zarządzania dostawcami, przynajmniej w kontekście zarządzania dostawcami.

Dzieje się tak dlatego, że różne aplikacje i oprogramowanie do zamówień, choć skuteczne w pojedynczych zadaniach, takich jak (powiedzmy) przyjmowanie dostawców, mają problem z niepowiązanymi silosami danych. Na przykład, zatwierdzony wniosek o zakup musi być następnie wysłany do aplikacji zamówienia zakupu, podczas gdy połączony system, system zamówienia zakupu, może pomóc zatwierdzonym zapotrzebowaniem na zakup (purchase request – PR) automatycznie wyzwalać zamówienie na zakup (purchase order – PO).

Korzyści wynikające z przejścia na kompleksowa aplikacja zamówienia zakupu do zarządzania dostawcami

Zarządzanie dostawcami i ich informacjami w wiadomościach e-mail lub arkuszach Excel sprawia, że proces zarządzania dostawcami jest skomplikowany i nieefektywny. Niektóre korzyści z korzystania z aplikacji zamówienia zakupu w przeciwieństwie do korzystania z poczty elektronicznej lub arkuszy, obejmują:

• Przejrzysty proces zatwierdzania zamówienia zakupu.
• Lepsze zarządzanie relacjami z dostawcami.
• Scentralizowane zarządzanie zamówienia zakupu, płatności faktur, informacji rozliczeniowych i umów, jak również innych procesów zaopatrzenia.
• Ujednolicony interfejs do zarządzania dostawcami i ich pracą.
• Lepsze zarządzanie bezpieczeństwem i zgodnością z polityką bezpieczeństwa.
• Wgląd w wydatki.
• Integracja z innymi aplikacjami w firmie.
• Bardziej szczegółowe informacje na temat wydajności dostawców i zrealizowanych zamówień.
• Dostępność historii transakcji dla ścieżek audytu.
• Możliwość podejmowania świadomych decyzji o wyborze dostawców.

Dlaczego kompleksowa aplikacja zamówienia zakupu ma największy sens?

Zautomatyzowana aplikacja zamówienia zakupu do zarządzania dostawcami wprowadza do procesu najlepsze z najnowocześniejszych technologii zaopatrzenia. Dedykowana aplikacja zamówienia zakupu do zarządzania zamówieniami, podnosi poprzeczkę, wypełniając luki między różnymi danymi związanymi z funkcjami zaopatrzenia i usprawniając zakupy jako całość.