Jednym z podstawowych zadań każdej firmy jest rozwój. Zasada współczesnego rynku jest fakt, że kto idzie do przodu to się cofa, bo inni w tym samym czasie biegną. Pojawiają się nowe projekty, nowe osoby w firmie Nowa struktura organizacyjna. Wraz z rozwojem firmy rodzą się coraz to inne problemy. Pojawiają się zupełnie nowe wyzwania dla kierowników: jak zorganizować pracę dziesiątek osób, w jaki sposób uniknąć dublowania działań wykonywanych przez pracowników, jak i co sprawić, aby pracownicy nie spędzali niepotrzebnie czasu na rozwiązywanie problemów, z którymi spotkali się ich współpracownicy. Odpowiedzią na te zagadnienia jest aplikacja zarządzanie wiedzą.
XXI to wiek informacji. Nadmiaru informacji. Nadmiar ten dotyczy wszystkich firm i organizacji, począwszy od korporacji międzynarodowych po małe i średnie firmy.

Firmy są zasypywane wiadomościami email, informacjami ze stron internetowych czy tez komentarzami do własnych profili na facebooku lub innych portalach społecznościowych. Wśród tych wielu informacji w wielu wypadkach giną informacje kluczowe z punktu widzenia firmy. Giną kluczowe elementy, które przyczyniają się do rozwoju firmy, poprawienia jej konkurencyjności.

Giną ważne dokumenty, analizy. W chaosie informacyjnym giną również informacje o autorach danych, które są potrzebie do lepszego funkcjonowania firmy. W wielu wypadkach nawet zwykłe znalezienie dokumentu staje się kłopotliwym i czasochłonnym zadaniem.

Nadmiar informacji nie jest jedynym problemem, z którym musza się zmagać firmy w XXI w. Ta sytuacja staje się coraz bardziej trudna z każdym nowym dniem i powstaniem setek i tysięcy nowych dokumentów. Wykorzystanie Internetu wymusza wprowadzanie innowacyjnych zmian w procesie obsługi klientów. klienci oczekują szybkich odpowiedzi na swoje zapytania. To klienci wymuszają na firmach wprowadzanie innowacji, w przeciwnym wypadku po prostu odchodzą.
Większość firm staje przed zadaniem przeszukania coraz większej liczby dokumentów, w których znajdują się informacje niezbędne, aby odpowiedzieć klientom. Firmy zmuszone są szybko posiąść wiedzę zgromadzoną przez lata na różnych nośnikach danych. Oraz dostosować ja do zmieniających się potrzeb klientów.

Odpowiedzią na te zagadnienia jest aplikacja zarządzanie wiedzą. Wielu naszych klientów dokonało już zmian, które zaowocowały lepszymi wynikami finansowymi poprzez umiejętność wykorzystania wiedzy zgromadzonej w ich zasobach. Aplikacje typu CRM, ERP SCM, pozwalają tylko w części rozwiązać problem. Nawet, w przypadku, gdy wszystkie są zintegrowane i pochodzą od jednego dostawcy, firmy nie są w stanie wykorzystać wiedzy ukrytej w głowach pracowników. Firmy muszą wdrożyć aplikację do zarządzania wiedzą, która jednocześnie umożliwi gromadzenie nowych informacji oraz uzupełni już zgromadzone dane w posiadanych i wykorzystywanych aplikacjach w firmie.

W naszym podejściu do aplikacji zarządzania wiedzą opiera się ona na integracji trzech obszarów: ludzi, miejsc oraz rzeczy. Podejście integracji i wzajemnego przenikania się tych trzech wyżej wymienionych obszarów wywodzi się z obecnych na rynku od początku lat 90-tych XX wieku rozwiązań informatycznych oferowanych przez jedną z najbardziej innowacyjnych firm na rynku. My w ComminT przyjęliśmy to rozwiązanie jako najlepsze nadające się do wdrożenia w polskich i międzynarodowych firmach.

Można powiedzieć, że właśnie w małych i średnich firmach nadmiar informacji jest największy w stosunku do liczby pracowników, gdyż z jednej strony, przeznaczają one ograniczone środki finansowe na tworzenie odpowiednich systemów a z drugiej strony zmieniające się struktury organizacyjne i ciągłe zmiany powodują, że duża rotacja pracowników powoduje kolejne odkrywanie 'koła' przez nowozatrudnionych.

To właśnie w małych i średnich firmach jedna i ta sama osoba może zajmować się sprzedażą, nadzorowaniem konferencji, tworzeniem bloga firmowego. W większych firmach, wszystkie funkcje tej jednej osoby mogą być rozdzielone w większości wypadków są pomiędzy kilka osób. Ten krótki opis pokazuje jak ważne jest dzielenie się wiedzą w małych i średnich firmach gdyż właśnie tam od jednej osoby zależy tak wiele.

Aplikacja zarządzanie wiedzą

Aplikacja zarządzania wiedzą w moim podejściu opiera się na integracji trzech obszarów:

• ludzi,
• rzeczy,
• miejsc.

Co jest wiedzą dla mnie?

Rzeczami są informacje, które tworzą ludzie, klasyfikują i wymieniają między sobą. Mogą to być oficjalne dokumenty, procedury, jak również luźne uwagi czy notatki. Wszystkie te dane można przeszukać, wizualizować.

Aplikacja, umożliwia w sposób systematyczny i hierarchiczny uporządkowanie wszystkich informacji dostępnych w firmie. Mówię wszystkich informacji, gdyż obecnie w dobie informatyzacji właściwie nie ma dokumentów, czy też materiałów, których nie można zinformatyzować. I tutaj spotykamy się z pierwszym elementem aplikacji zarządzanie wiedzą, jest nim dokument. Przez dokument rozumiemy nie sam np. plik w formacie .pdf, czy też plik .txt ale przede wszystkim formatkę opisującą ten dokument.

Kim są osoby, które posiadają wiedzę?

Ludzie, to wszystkie osoby, które związane są z firmą. Zarówno pracownicy, jak i współpracownicy, klienci, dostawcy. Są nimi również eksperci w danej dziedzinie. Wśród tego grona osób zawsze można dotrzeć do tych, których najbardziej potrzebujemy w danej chwili. Możemy prosić ich o radę oraz wymieniać z nimi poglądy.

Jeżeli mamy już dokumenty to musimy mieć też ich twórców dokumentów. Twórcami dokumentu mogą być wszyscy, zarówno pracownicy firmy, współpracownicy, czy też wiedza nabyta poprzez udział w szkoleniach czy też osoby, które przeczytały i opisały książki. Wszyscy twórcy dokumentów – czy w przypadku przeczytanych książek ich czytelnicy -mają jedną podstawową cechę. Posiadają wiedzę, która jest dużo szersza i głębsza niż wiedza zgromadzona w tychże publikacjach. Ich opracowania są tylko esencją całej wiedzy, którą udało im się zgromadzić.

Gdzie są miejsca, w których mogę spotkać ludzi?

Miejsca, są społecznościami, w których ludzie dzielą się informacjami, pomysłami zadają pytania i otrzymują na nie odpowiedzi. W zależności od rodzaju zadań, które grupa ma wykonać wykorzystywane są różne typy narzędzi do komunikowania się.

Wychodzę z założenia, że aby przekazać wiedzę zgromadzoną przez osoby w postaci dokumentów innym współpracownikom potrzebne są miejsca spotkań. Spotkań, w trakcie, których, zainteresowane osoby przekażą sobie dodatkowe informacje np. autor dokumentów udostępni swój blog zainteresowanemu użytkownikowi. Spotka się z użytkownikiem w intranecie, lub na webinarium. Miejscami nie są tylko fizyczne spotkania ale również wszystkie formy kontaktu.

Definicja zarządzania wiedzą.

Zarządzanie wiedzą jest koncepcją działania firmy, procesem, który pozwala na systematyczną współpracę pomiędzy osobami przy użyciu zarówno danych zawartych w dokumentach i / lub systemach komputerowych jak i osobistych informacji oraz doświadczenia pojedynczych osób.

Zarządzanie wiedzą to świadoma – czyli udostępniona, odkryta, zindeksowana, informacja na temat wiedzy firmy możliwości jej wykorzystania w praktyce oraz sposoby uczenia się nowych zagadnień.

 Korzyści z wdrożenia aplikacji zarządzania wiedzą  

• Szybki dostęp do właściwych informacji
• Szybki dostęp do ekspertów
• Łatwy sposób komunikacji się z ekspertem
• Aktualność informacji
• Uzyskanie przewagi konkurencyjnej poprzez lepsze wykorzystanie posiadanych i dostępnych zasobów
• Automatyzacja procesu korzystania z zasobów wiedzy

Cechy aplikacji zarządzanie wiedzą
Cechy aplikacji konowledge management

• Zaawansowane metryki dokumentów
• Narzędzia udostępniania dokumentów i monitorowania ich wykorzystywania
• System oceniania dokumentów i informacji
• Intuicyjny system wyszukiwania zasobów
• Lokalizacja dokumentów
• Lokalizacja autorów publikacji
• Integracja z innymi aplikacji
• Ocena informacji
• Określenie związku informacji z tematem
• Analiza źródeł wiedzy i luk wiedzy w firmie
• Analiza i ocena autorów publikacji
• Ochrona dokumentów
• Analiza stanu wiedzy, procesu zdobywania nowych informacji oraz zaangażowania ekspertów
• Praca grupowa
• Mapa wiedzy (knowledge map) – interface użytkownika, który wyświetla zebrane informacje z wielu źródeł. W mapach wiedzy użytkownicy mogą rozbudowywać i ponownie wykorzystywać wiedzę i doświadczenia firmy, nie dopuszczając do sytuacji, w której firma 'ponownie wymyśli koło'.
• Automatyczne generowanie map wiedzy – aplikacja analizuje i grupuje podobne dokumenty, osoby oraz miejsca w związki.
• Analiza merytoryczna – nadaje wartości dla zasobów informacji powiązanych z aktywnością w firmie
• Edytowanie map wiedzy – narzędzie dla administratorów, które umożliwia edycje zawartości map wiedzy, umożliwiając im dostosowanie nazw kategorii i struktur w taki sposób, aby dopasować konkretny zasób słów i wzorców użytkownika do potrzeb firmy.
• Poziom istotności wiedzy – przypisuje wartości dokumentom i ich autorom w powiązaniu z obszarami w mapie wiedzy. Hierarchia istotności informacji umożliwia użytkownikom korzystanie z pierwszej kolejności z informacji najbardziej istotnych.
• Podsumowania dokumentów – wyświetlają najważniejsze pojęcia znajdujące się w treści dokumentu – Tagi. Użytkownicy mają dostęp do najbardziej istotnych zagadnień poruszonych w dokumencie.
• Profile użytkowników – poprzez portal mapa wiedzy inni użytkownicy mają dostęp do informacji o wiedzy innych użytkowników aplikacji.
• Automatyczne profilowanie ekspertyz – na podstawie aktywności użytkowników tworzone są automatycznie mapy ich kompetencji oraz zainteresowań.
• Prywatność – profile użytkowników zawierają informację na temat powiązań, udziałów w projektach, rodzajach wykonanych zadań. Aplikacja umożliwia upublicznienie lub zachowanie tych informacji tylko dla osoby, której dotyczą.

Zarządzanie zarządzaniem wiedzą

Zarządzanie wiedzą to struktura, dzięki której zapewniona jest ciągła użyteczność bazy wiedzy.

Czym różni się zarządzanie wiedzą od strategii zarządzania wiedzą?

Strategia zarządzania wiedzą powinna kierować strukturą zarządzania. Ogólnie rzecz biorąc, strategia obejmuje następujące tematy:

• Kto będzie czytał wiedzę w bazie wiedzy?
• Jakiego rodzaju wiedzy potrzebują użytkownicy?
• Kto będzie dostarczał wiedzę?
• Gdzie i kiedy użytkownicy będą potrzebowali dostępu do wiedzy?

Zarządzanie, obejmuje bieżące najlepsze praktyki i ich ciągłe udoskonalanie, w tym:

• Sformalizowanie lub dopracowanie wytycznych dotyczących tworzenia i utrzymywania treści wiedzy (i uczynienie ich łatwo dostępnymi).
• Wspieranie prawidłowego wykorzystania bazy wiedzy.
• Zwracanie uwagi na powtarzanie się starych problemów i rozwiązywanie nowych.

Kto powinien być częścią struktury zarządzania wiedzą?

Rada ds. zarządzania wiedzą powinna składać się z kluczowych pracowników zajmujących się aktywnością. Jeśli twoim zadaniem jest przygotowanie zespołu do osiągnięcia sukcesu, zarządzanie wiedzą jest kluczowym elementem tego procesu. Niezależnie od tego, jaką rolę w procesie wsparcia wiedzy pełnisz, zarządzanie wiedzą to sposób na zapewnienie ciągłości doświadczeń i informacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz zespołu.