Aplikacje dedykowane
Firmy używają arkuszy kalkulacyjnych do wszystkiego. Niedawno widziałem firmę korzystającą z programu Excel do zarządzania planowaniem pracy setek pracowników. Nie sądzę, że był jeden numer lub wzór używany w całym arkuszu.
Widzimy wiele wczesnych etapów tworzenia aplikacji dedykowanych, które są zaspokajane poprzez arkusze kalkulacyjne. Korzystanie z programu Excel to świetny sposób, aby rozpocząć i uruchomić aplikację. Może on pomóc zweryfikować pomysł przed przystąpieniem do budowania aplikacji dedykowanych.
Firmy mają tendencję do przesuwania arkuszy kalkulacyjnych poza swoje granice. I szybko stają się one zbyt trudne do zarządzania i wykorzystania.
Najczęstszymi powodami, dla których Excel się nie sprawdza to:
- Wiele osób musi mieć dostęp do tego samego pliku.
- Klienci muszą wchodzić w interakcję ze swoimi danymi.
- Aplikacja skorzystałby na interakcji z innymi aplikacjami poprzez API.
- Użytkownicy, klienci dostawcy chcą wprowadzać lub uzyskiwać dane na urządzeniach przenośnych.
- Firma jest gotowa do skalowania biznesu i automatyzacji.
Z tych powodów wiele firm odchodzi od arkuszy kalkulacyjnych na rzecz dedykowanymi aplikacji internetowymi. Kiedy już zidentyfikujesz problemy z obecnym procesem opartym na Excelu, możesz zacząć szukać alternatyw. W wielu przypadkach firmy decydują się na przeniesienie procesu opartego na Excelu do aplikacji internetowej.
Zaprojektowanie i zbudowanie aplikacji internetowej, która zastąpi arkusz kalkulacyjny, stwarza pewne wyjątkowe wyzwania. Jedną z zalet arkusza kalkulacyjnego jest to, że jest on nieskończenie elastyczny. Można zmieniać układ kolumn, szybko dodawać wiersze i zmieniać nazwy rzeczy w locie. Ale ta elastyczność stwarza problemy, gdy wiele osób musi dzielić się tym samym arkuszem. W przypadku aplikacji dedykowanych, podstawowa struktura danych musi być z góry określona.
Jak budujemy aplikacje z procesów opartych na arkuszach kalkulacyjnych
Rozmowa z użytkownikami
Pierwszą rzeczą, którą robimy, jest rozmowa z użytkownikami, którzy korzystają z Excela i będą w przyszłości korzystać z aplikacji dedykowanej. Mogą to być zarówno pracownicy jak i klienci. Chcemy zrozumieć, jak wykonują oni swoją pracę i do czego wykorzystują arkusz kalkulacyjny. Chcemy zrozumieć cały proces z punktu widzenia każdego typu użytkownika. Każdej persony.
Kiedy rozmawiamy z użytkownikami, zwykle okazuje się, że mają oni inne procesy, które wykonują razem z arkuszem kalkulacyjnym. Na przykład, możemy zobaczyć na ich biurku notatkę post-it z wartością, którą muszą wprowadzić za każdym razem. Możemy wykorzystać tę wiedzę do wbudowania tych dodatkowych procesów w aplikację dedykowaną.
Rozmowa z pracownikami ma dodatkową korzyść w postaci ich wkładu i wpisów. To ważne dla całej organizacji, aby stać za nową aplikacją i zaangażować się w nią.
Stwórz diagram przepływu pracy
Kiedy obserwujemy użytkowników pracujących, rejestrujemy ten proces na diagramie przepływu pracy. Diagram ten daje nam dobre wyobrażenie o głównych funkcjach arkusza kalkulacyjnego. Informuje nas również o wszelkich krawędziach procesu, które będziemy musieli uwzględnić w dedykowanej aplikacji. Chcemy, aby cały proces biznesowy przebiegał w dół.
Przepływy pracy w aplikacji dedykowanej
Zbyt często ludzie próbują zaprojektować aplikację dedykowaną tak, aby pasowała do arkusza kalkulacyjnego jeden do jednego. Ale nie chciałbyś używać aplikacji dedykowanej, która przypomina arkusz kalkulacyjny. Kluczem jest uchwycenie przepływu pracy i wartości dostarczanej przez arkusz kalkulacyjny, a nie projektu.
Dzięki aplikacji dedykowanej masz dużo większą elastyczność w tworzeniu intuicyjnej obsługi. Zazwyczaj istnieją lepsze sposoby tworzenia wartości bez konieczności posiadania projektu, który wyglądałby jak arkusz kalkulacyjny.
Zobacz przyszłość
Twój arkusz kalkulacyjny przedstawia Twój dzisiejszy proces. Dodajesz kolumny lub arkusze do swojego skoroszytu, nie zastanawiając się nad tym. Ale kiedy zbudujesz aplikację, będziesz chciał przynajmniej mieć pojęcie, dokąd może zmierzać Twój biznes. Mając dobrą architekturę, powinieneś być w stanie nadal wprowadzać zmiany i rozwijać swoją aplikację. Znajomość potencjalnych kierunków z wyprzedzeniem może znacznie ułatwić przyszłe zmiany.
Zaangażuj się w nową aplikację dedykowaną
Kiedy aplikacja dedykowana jest gotowa, ważne jest, aby cała firma zobowiązała się do korzystania z niej. Powrót do starego sposobu korzystania z Excela jest dla pracowników zbyt łatwy. Ale przechowywanie danych w wielu miejscach utrudnia przyjęcie nowej aplikacji dedykowanej.
Arkusze kalkulacyjne w firmie
- Jakich arkuszy kalkulacyjnych używasz w swojej firmie? Pewnie kilka.
- Czy zauważyłeś jakieś ograniczenia?
Zwróć uwagę na możliwości przekształcenia ich w aplikację.
