Wdrożenie sztucznej inteligencji w bazie wiedzy

Wdrożenie sztucznej inteligencji w bazie wiedzy to obecnie standard w branży. Pracownicy pragną korzystać ze sztucznej inteligencji na co dzień, aby szybciej bardziej sprawnie realizować swoje obowiązki.

I choć istnieje tysiąc sposobów oraz aplikacji na wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmie, jednym z najlepszych miejsc do jej wdrożenia jest sposób zarządzania bazą wiedzy. Obecnie menedżerowie wiedzy - osoby odpowiedzialne za utrzymywanie dokumentów informacyjnych i odpowiadanie na pytania członków zespołu - są przepracowani, często z prośbami o udzielenie odpowiedzi na to samo pytanie lub skierowanie kolegi z zespołu do już udokumentowanych informacji.

Właśnie dlatego nasze podejście wdrożenia sztucznej inteligencji w bazie wiedzy zostało zaprojektowane specjalnie w celu wspierania menedżerów wiedzy w ich roli, usprawniając przepływ wiedzy w celu zwiększenia wydajności przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów i frustracji członków zespołu.

Wdrożenie sztucznej inteligencji w bazie wiedzy zawsze jest wyzwaniem

Wieloletni pracownicy posiadają wiedzę instytucjonalną, która rzadko jest zapisywana w bazach wiedzy. W konsekwencji dzielenie się wiedzą przez nich jest tracone, w sytuacji, w której pracownicy zmieniają pracodawcę. Ich informacje są rozproszone w wielu różnych miejscach: SharePoint, OneDrive, dokumentach i folderach, blokując dostęp do nich dla osób, które wiedzy potrzebują.

Tracenie wiedzy zgromadzonej w głowach pracowników jest istotny problem dla każdej organizacji, a szczególnie rosnących skalujących się firm, które muszą działać szybko i szybko udostępniać informacje. Ta sytuacja stwarza problemy:

• Konieczność zatrudnienia pełnoetatowego menedżera wiedzy. Bez funkcjonujących procesów, wiele firm zatrudniło pełnoetatowego pracownika do zarządzania bazą wiedzy, marnując cenne zasoby próbując naprawić nieefektywny istniejący system.
• Nieużyteczne bazy wiedzy. Ponieważ baza wiedzy była nieuporządkowana i trudna do przeszukiwania, członkowie zespołu nie chcieli się z niej korzystać lub całkowicie ją ignorowali. To nie tylko zmuszało ich do powrotu do poprzednich, nieefektywnych metod pozyskiwania wiedzy, ale także marnowało wszystkie zasoby, które firma przeznaczyła na aplikację baza wiedzy.
• Powrót do nieefektywnego sposobu pracy stosowanego przed wprowadzeniem bazy wiedzy. Nie mogąc znaleźć tego, czego szukają, pracownicy wracają do zadawania pytań w firmowym czacie, szukania w firmie ekspertów merytorycznych lub marnowania niezliczonych godzin na szukanie osoby, która mogłaby udzielić im właściwej odpowiedzi.
• Wypalenie menedżera wiedzy. Skutkowało to tym, że ci sami pracownicy w kółko odpowiadali na te same, powtarzające się pytania różnym pracownikom, co prowadziło do wypalenia, marnowania czasu i pieniędzy oraz spadku produktywności.

Inny sposób: Generatywna sztuczna inteligencja

Obecnie rozwiązanie problemu nieefektywnego zarządzania wiedzą jest znacznie łatwiejsze dzięki przełomie w technologii generatywnej sztucznej inteligencji.

Aplikacje baza wiedzy zdecydowały się wykorzystać generatywną sztuczną inteligencję do wspomagania swoich użytkowników. W rzeczywistości jest to tworzenie nowej treści na podstawie danych zawartych w bazie wiedzy.

Dzięki możliwościom generatywnej sztucznej inteligencji, sztuczna inteligencja edytuje dokumenty w bazie wiedzy, opisy produktów i inne kluczowe informacje o firmie.

Firmy przyjęły podejście, integrując swoje systemy zarządzania wiedzą z Chat GPT, aby przenieść pomysły generowane przez sztuczną inteligencję prosto na twarz użytkownika. I chociaż ta metoda zapewnia moc AI, gdy użytkownicy tworzą treści, to również nie maksymalizuje potencjału AI w rozwiązywaniu wielu długotrwałych problemów, z którymi borykają się menedżerowie wiedzy.

Wdrożenie sztucznej inteligencji w bazie wiedzy. Przepływ pracy w zarządzaniu wiedzą

Istnieje wiele sposobów, jak aplikacja baza wiedzy wykorzystuje sztuczną inteligencję. Wykorzystuje ją do rozwiązywania problemów, które od dawna nękają firmy próbujące skutecznie zarządzać swoją wiedzą.

Zamiast zajmować się słabo odpowiadającymi współczesnym wymaganiom wewnętrznym plikom i folderom, odnośnie których zespół nigdy nie wie, czy może im zaufać, aplikacja baza wiedzy oparta na generatywnej sztucznej inteligencji wykorzystuje zbudowany proces przepływu pracy do przechwytywania krytycznej wiedzy firmy i zapewnienia, że jest ona zawsze aktualna, użyteczna i łatwa do znalezienia. Jak to działa sztuczna inteligencja w bazie wiedzy?

• Zapytaj - gdy członek zespołu ma pytanie, wpisuje w bazie wiedzy. Baza wiedzy przeszukuje istniejące dokumenty firmy, aby znaleźć potrzebną odpowiedź, odciążając eksperta w danej dziedzinie. Po szybkim znalezieniu potrzebnej informacji, członek zespołu jest w stanie wykonać swoje zadanie i kontynuować pracę bez zakłóceń. Bez konieczności komunikowania się z innym pracownikiem.
• Przypisywanie - jeśli baza wiedzy nie może znaleźć odpowiedzi lub odpowiedź nie istnieje, pomoże ona szukającemu w utworzeniu pytania w intuicyjnym systemie pytań i odpowiedzi aplikacji, gdzie zostanie ono przypisane do odpowiedniego eksperta merytorycznego, który odpowiada za dany obszar działalności firmy. Dzięki powiadomieniom i przypomnieniom, aplikacja pilnuje, aby pytania nigdy nie pozostaną bez odpowiedzi.
• Weryfikacja - Po przypisaniu pytania, ekspert może odpowiedzieć na nie tylko raz. Teraz, gdy inny użytkownik bazy wiedzy ponownie zada pytanie, aplikacja użyje wyszukiwania opartego na sztucznej inteligencji, aby uzyskać zweryfikowaną odpowiedź. Nie tylko zapewnia to, że zespół korzysta z dokładnych informacji, ale także oszczędza ekspertowi merytorycznemu konieczności odpowiadania na to samo pytanie w kółko.
• Wykorzystanie - dzięki bazie wiedzy pełnej zweryfikowanych, możliwych do znalezienia informacji, Twój zespół będzie mógł korzystać z aplikacja baza wiedzy opartej na sztucznej inteligencji, aby łatwo znaleźć odpowiedzi, co oznacza, że menedżerowie wiedzy będą musieli odpowiedzieć na pytanie tylko raz.

Dzięki specjalnie zaprojektowanemu przepływowi pracy opartemu na sztucznej inteligencji, aplikacja umożliwia menedżerom wiedzy przechwytywanie, dokumentowanie i dystrybucję informacji do ich zespołu z maksymalną wydajnością.

Wdrożenie sztucznej inteligencji w bazie wiedzy. Sposoby na integrację

Oto kilka sposobów, jak sztuczna inteligencja wpływa i może dalej wpływać na zarządzanie wiedzą w firmie. Aplikacja baza wiedzy weryfikuje i dodaje możliwości AI, które mają największy sens dla obecnych użytkowników i planu rozwoju produktu.

• Zautomatyzowana selekcja treści: Sztuczna inteligencja może zautomatyzować proces gromadzenia i organizowania informacji. Obejmuje to sortowanie dużych ilości danych w celu zidentyfikowania odpowiednich treści, tagowanie i kategoryzowanie informacji oraz aktualizowanie bazy wiedzy o nowe spostrzeżenia. Aplikacja baza wiedzy wykorzystuje sztuczną inteligencję do generowania często zadawanych pytań i oznaczania odpowiednich treści i stron.
• Ulepszona funkcjonalność wyszukiwania: Sztuczna inteligencja usprawnia funkcje wyszukiwania w aplikacji baza wiedzy, ułatwiając szybkie znajdowanie odpowiednich informacji. Może to obejmować możliwości przetwarzania języka naturalnego (NLP), umożliwiając użytkownikom znajdowanie informacji za pomocą języka konwersacyjnego.
• Analityka predykcyjna: Sztuczna inteligencja może analizować wzorce w sposobie uzyskiwania dostępu do informacji i korzystania z nich, pomagając przewidywać przyszłe potrzeby w zakresie wiedzy. Umożliwia to firmom proaktywne tworzenie lub pozyskiwanie treści, które będą cenne w przyszłości.
• Spersonalizowane doświadczenia użytkowników: Sztuczna inteligencja może dostosować systemy zarządzania wiedzą do indywidualnych użytkowników, sugerując odpowiednie treści na podstawie ich ról, wcześniejszych zachowań lub konkretnych zapytań. Taka personalizacja zwiększa wydajność i zaangażowanie użytkowników.
• Analiza luk w treści: Sztuczna inteligencja może identyfikować luki w istniejących bazach wiedzy, analizując zapytania, które nie zwracają żadnych wyników lub wyniki niskiej jakości, co skłania do tworzenia nowych treści, które wypełniają te luki.
• Zautomatyzowane odpowiadanie na pytania: Oparte na sztucznej inteligencji chatboty lub wirtualni asystenci mogą udzielać natychmiastowych odpowiedzi na typowe zapytania, zmniejszając potrzebę ręcznego wyszukiwania i poprawiając wydajność.
• Wydobywanie wiedzy z nieustrukturyzowanych danych: Narzędzia AI mogą wydobywać cenne informacje z nieustrukturyzowanych źródeł danych, takich jak e-maile, dokumenty i posty w mediach społecznościowych, przekształcając je w ustrukturyzowaną wiedzę.
• Ciągłe uczenie się i aktualizacja: Systemy AI mogą stale uczyć się na podstawie nowych danych, zapewniając, że baza wiedzy pozostaje aktualna i dokładna w czasie.
• Usprawnienie współpracy: Sztuczna inteligencja może ułatwić lepszą współpracę, łącząc osoby o podobnych potrzebach w zakresie wiedzy specjalistycznej oraz sugerować odpowiednie dokumenty lub ekspertów w oparciu o kontekst wykonywanej pracy.
• Wizualizacja wiedzy: Sztuczna inteligencja może tworzyć wizualne reprezentacje złożonych danych, ułatwiając zrozumienie relacji i wzorców w bazie wiedzy.
• Analiza semantyczna i tagowanie: Sztuczna inteligencja może przeprowadzać głęboką analizę semantyczną tekstów, umożliwiając bardziej precyzyjne i świadome kontekstu tagowanie treści, co poprawia trafność i dokładność wyszukiwania informacji.
• Monitorowanie etyki i zgodności z przepisami: Sztuczna inteligencja może pomóc w monitorowaniu procesów zarządzania wiedzą pod kątem zgodności ze standardami etycznymi i wymogami regulacyjnymi, sygnalizując potencjalne kwestie do przeglądu.

Wdrożenie sztucznej inteligencji w bazie wiedzy. Korzyści z wdrożenia

• Zwiększona wydajność i produktywność: Automatyzacja rutynowych zadań i oferowanie szybkiego dostępu do istotnych informacji skraca czas poświęcany na wyszukiwanie danych, zwiększając tym samym produktywność.
• Lepsze wyszukiwanie informacji: Wyszukiwarki oparte na sztucznej inteligencji i NLP umożliwiają dokładniejsze i bardziej kontekstowe wyszukiwanie informacji, nawet w przypadku zapytań w języku naturalnym.
• Spostrzeżenia oparte na danych: Sztuczna inteligencja może analizować duże zbiory danych w celu odkrycia trendów, wzorców i spostrzeżeń, które mogą zostać pominięte przez ludzką analizę.
• Personalizacja: Sztuczna inteligencja może dostosowywać informacje i rekomendacje do indywidualnych potrzeb i preferencji użytkowników, zwiększając ich doświadczenie i trafność.
• Organizacja treści: Sztuczna inteligencja może pomóc w organizowaniu i kategoryzowaniu ogromnych ilości informacji, ułatwiając nawigację i zarządzanie nimi.
• Identyfikacja luk w bazie wiedzy: Narzędzia sztucznej inteligencji mogą identyfikować obszary, w których brakuje informacji lub są one nieaktualne, zachęcając do terminowych aktualizacji i uzupełnień.
• Skalowalność: Systemy AI mogą efektywnie obsługiwać rosnące ilości danych, umożliwiając skalowanie baz wiedzy bez proporcjonalnego wzrostu złożoności zarządzania.
• Zautomatyzowane odpowiedzi na pytania i pomoc: Chatboty i wirtualni asystenci mogą udzielać natychmiastowych odpowiedzi na typowe zapytania, zmniejszając obciążenie personelu.
• Aktualizacje i nauka w czasie rzeczywistym: Systemy AI mogą stale uczyć się na podstawie nowych danych wejściowych, zapewniając, że baza wiedzy pozostaje aktualna i ewoluuje wraz ze zmieniającymi się informacjami.
• Redukcja błędów: Sztuczna inteligencja może pomóc w redukcji błędów ludzkich przy wprowadzaniu danych i przetwarzaniu informacji.
• Analiza predykcyjna: Sztuczna inteligencja może prognozować przyszłe trendy i potrzeby w oparciu o bieżące dane, pomagając w planowaniu strategicznym i podejmowaniu trafniejszych decyzji.
• Usprawniona współpraca: Sztuczna inteligencja może sugerować odpowiednie dokumenty lub ekspertów, wspierając lepszą współpracę w firmie.
• Monitorowanie zgodności i etyki: AI może monitorować praktyki zarządzania wiedzą pod kątem zgodności z przepisami i standardami etycznymi.

Wdrożenie sztucznej inteligencji w bazie wiedzy w obsłudze klienta

Integracja sztucznej inteligencji z bazą wiedzy, może znacząco poprawić obsługę klienta na kilka sposobów:

• Natychmiastowy dostęp do informacji: Sztuczna inteligencja umożliwia szybkie pobieranie istotnych informacji z bazy wiedzy. Przedstawiciele obsługi klienta mogą znaleźć odpowiedzi na zapytania klientów, co prowadzi do szybszych i dokładniejszych odpowiedzi.
• Zautomatyzowane odpowiedzi: Oparte na sztucznej inteligencji chatboty lub wirtualni asystenci mogą udzielać natychmiastowych odpowiedzi na typowe zapytania klientów, zmniejszając obciążenie agentów i zapewniając klientom natychmiastowe wsparcie.
• Spersonalizowane interakcje z klientami: Sztuczna inteligencja może analizować dane klientów, aby oferować spersonalizowaną pomoc. Oznacza to, że klienci otrzymują informacje dostosowane do ich potrzeb i historii.
• Skrócony czas szkolenia: Dzięki aplikacji baza wiedzy opartej na sztucznej inteligencji, nowe osoby obsługi klienta mogą być szkolone szybciej i wydajniej, ponieważ mają natychmiastowy dostęp do kompleksowej i łatwej w nawigacji bazy wiedzy.
• Spójność odpowiedzi: Sztuczna inteligencja zapewnia, że informacje przekazywane klientom są spójne we wszystkich kanałach obsługi, utrzymując jednolity standard usług.

Najczęściej korzystającymi osobami z aplikacji baza wiedzy są zespoły obsługi klienta i obsługi serwisowej. Wykorzystując sztuczną inteligencję, aby pomóc członkom zespołu w szybkim znajdowaniu informacji i kierowaniu pytań, a także odciążając ekspertów merytorycznych od konieczności odpowiadania na powtarzające się pytania.