Wdrożenie SharePoint
Onboarding w SharePoint jest jednym z najczęstszych procesów w obszarze wykorzystania SharePoint w HR. Onboarding to ważny przypadek użycia cyfrowego miejsca pracy. Kiedy nowy pracownik po raz pierwszy dołącza do firmy, musi wypełnić wiele formularzy, spotkać się z członkami zespołu i przyswoić informacje, regulacje i instrukcje wewnątrzfirmowe. Za kulisami odbywa się również wiele procesów obejmujących różne działy wsparcia, które przygotowują wszystko na pierwszy dzień nowego pracownika w firmie.
Udana inicjatywa wdrożenia nowego pracownika do firmy - onboardingowa - pomaga uczynić ten proces bardziej wydajnym, mniej przytłaczającym i tak przyjaznym, jak to tylko możliwe, a także zapewnia, że wszystko jest gotowe na pierwszy dzień pracy nowej osoby w firmie.
Rozwój pracy hybrydowej i zdalnej oznacza, że coraz więcej uwagi poświęca się temu, w jaki sposób cyfrowe miejsce pracy wspiera wdrażanie pracowników. Korzystanie z SharePoint z dodatkowymi integracjami z Microsoft 365 może wspierać środowisko wdrażania pracowników, które pomaga nowym pracownikom i zwiększa wydajność.
- Na czym polega wdrażanie pracowników?
- Dlaczego proces onbardingu jest istotny?
- Sposoby wykorzystania SharePoint do wspierania programu wdrażania pracowników.
Onboarding w SharePoint
Na czym polega wdrażanie pracowników w firmie?
Wdrożenie pracownika można zdefiniować to proces, który ma miejsce, gdy osoba jest rekrutowana do firmy, aby pomóc zapewnić wydajne, płynne i przyjazne doświadczenie dla nowego pracownika. Skuteczny onboarding pomaga umożliwić przejście nowemu pracownikowi i zintegrować go z procesami i kulturą firmy, obejmując takie obszary, jak umowy i formalności, zgodność z przepisami, nauka, poznawanie zespołu i nie tylko.
Zazwyczaj program onboardingowy może trwać od momentu faktycznego zatrudnienia danej osoby, a następnie przez około 90 pierwszych dni pracy, jednak może trwać dłużej, czasami nawet do roku. Onboarding jest zwykle zarządzany przez dział HR, ale w praktyce obejmuje również inne zespoły, w tym IT.
Dlaczego wdrażanie pracowników w firmie jest istotne?
Wdrożenie pracownika w firmie jest ważnym elementem jego doświadczenia. Okres tuż po tym, jak osoba dołącza do firmy, jest czasem krytycznym. Istnieje mnóstwo statystyk, które pokazują, że udany program onboardingu może znacznie zmniejszyć rotację pracowników i pomóc w zatrzymaniu talentów. Niektóre badania sugerują nawet, że osoba, która uczestniczyła w ustrukturyzowanym programie onboardingowym, ma dużo większe szanse na pozostanie w firmie po trzech latach w porównaniu z osobą, która nie przeszła przez taki program.
Skuteczny program wdrażania pracowników:
- Wspiera wydajność, zapewniając wykonanie wszystkich zadań administracyjnych, zarówno przez nowo zatrudnionego, jak i za kulisami, takich jak organizowanie sprzętu IT.
- Zminimalizuje ryzyko, zapewniając, że wszystkie kwestie związane z umowami i zgodnością z przepisami zostały zakończone.
- Wspieranie produktywności poprzez pomaganie pracownikom w jak najszybszym wdrożeniu się do pracy poprzez zapewnienie odpowiedniej wiedzy i nauki.
- Standaryzacja wdrażania we wszystkich częściach firmy, tak aby wszyscy nowi pracownicy mieli co najmniej taką samą jakość doświadczenia, ale nadal pozwalając na różnice między rolami, działami i lokalizacjami.
- Pomoc pracownikom w poznaniu nowych kolegów i koleżanek, aby rozpocząć budowanie właściwych relacji w pracy.
Sposoby, w jakie SharePoint i Microsoft 365 wspierają wdrażanie pracowników
Istnieje wiele sposobów, w jakie SharePoint - często za pośrednictwem intranetu SharePoint - i inne narzędzia Microsoft 365 mogą pomóc w zapewnieniu i wspieraniu doskonałego środowiska wdrażania pracowników.
Onboarding w SharePoint
Zapewnienie bezpiecznej witryny SharePoint przed zatrudnieniem.
Kiedy nowy pracownik po raz pierwszy potwierdza, że akceptuje stanowisko, często jest wiele formalności, które musi wypełnić przed pierwszym dniem pracy, a także informacje, które należy dostarczyć i przeczytać. Dopełnienie tych formalności przed pierwszym dniem pracy jest zwykle niezbędne, ponieważ pomaga przygotować wszystko, w tym skonfigurować różne systemy, zamówić sprzęt IT itp. Może to również pozwolić im dowiedzieć się więcej o firmie, a nawet poznać nowych kolegów.
Często działania „przed zatrudnieniem” są przeprowadzane za pośrednictwem poczty elektronicznej z dokumentami, które należy podpisać cyfrowo, plikami PDF z podręcznikiem pracownika do przeczytania i linkami do anonimowych formularzy. Proces ten jest nieefektywny, a doświadczenie bezosobowe i mało angażujące.
Stworzenie bezpiecznej witryny SharePoint z dostępem dla osób z zewnętrz, do której nowi pracownicy mogą uzyskać dostęp przed pierwszym dniem pracy, to świetny sposób na dostarczenie wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów potrzebnych nowym pracownikom w przejrzysty i wydajny sposób. Formularze mogą być również tworzone dla informacji, które należy przesłać; tutaj zespoły cyfrowego miejsca pracy mogą korzystać z wbudowanych formularzy Microsoft Forms z przepływami pracy z Power Automate, aby pomóc działom IT i HR uzyskać wszystkie informacje potrzebne do wykonania wszelkich zadań przed pierwszym dniem. Witryna przed zatrudnieniem może nawet zawierać osadzone materiały edukacyjne, prezentować treści w bardziej angażujący sposób, a nawet zawierać film powitalny.
Możliwe jest utworzenie witryny SharePoint z dostępem dla gości, ale także korzystanie z Microsoft Power Pages na Power Platform. Niektóre organizacje mogą również zdecydować się na wcześniejsze zapewnienie pełnego dostępu do Microsoft 365, choć zawsze istnieje niewielkie ryzyko, że dana osoba nie dołączy przed pierwszym dniem.
Ogólnie rzecz biorąc, witryna przed zatrudnieniem może okazać się znacznie bardziej wydajna niż korzystanie z poczty e-mail i pomaga nowemu pracownikowi w szybkim rozpoczęciu pracy, zamiast spędzać pierwszy dzień na wypełnianiu formularzy i czytaniu dokumentacji.
Onboarding w SharePoint
Stwórz spersonalizowane centrum dla nowych pracowników w intranecie SharePoint
Intranet SharePoint często zawiera cenne informacje, które nowi pracownicy muszą wiedzieć o firmie i jej procesach, strategii i wartościach, narzędziach i aplikacjach, sposobach załatwiania spraw i tak dalej. Spersonalizowane centrum i witryna zasobów dla nowych pracowników to powszechny przypadek użycia intranetu SharePoint, który zapewnia rzeczywistą wartość.
Centrum dla nowych pracowników może zawierać wszystkie treści rozproszone w intranecie, które są cenne dla nowego pracownika, takie jak informacje na temat strategii firmy. Intranet SharePoint doda również określone zasoby dla społeczności nowych pracowników. Może to obejmować listy kontrolne rzeczy, które pracownicy muszą zrobić, powitalne wideo od CEO lub prezentacje, które pojawiają się w sesjach onboardingowych i wprowadzających. Może również wyświetlać kalendarz wszystkich kamieni milowych, o których pracownik musi wiedzieć w ciągu pierwszych 30 dni.
W intranet SharePoint różnorodność części webowych dostępnych w SharePoint Online nabiera szczególnego znaczenia dzięki możliwości dodawania wszystkich powyższych elementów, a także list zadań, społeczności nowych pracowników z Viva Engage, polityk i źródeł wiedzy.
Nadal jednak może istnieć kilka luk w gotowych elementach intranetu SharePoint. Na przykład w aplikacji dedykowanej możemy dodać część internetową podręcznika pracownika, która jest idealna do prezentowania zbiorów treści nowym pracownikom, a także wycieczkę po intranecie SharePoint dla nowych pracowników, aby mogli przyzwyczaić się do menu, układu danych, nawigacji.
Aby uzyskać maksymalną wartość, intranet SharePoint powinien mieć części internetowe, które są ukierunkowane i spersonalizowane, aby zapewnić, że zasoby i linki są odpowiednie dla lokalizacji, działu i roli każdego nowego pracownika.
Onboarding w SharePoint
Zbuduj niestandardowy zestaw spersonalizowanych zadań z automatyzacją i przepływem pracy
Kiedy nowi pracownicy dołączają do firmy, pojawia się wiele zadań do wykonania, w tym formularze do wypełnienia, zasady do przeczytania, nauka do ukończenia i kursy, w których nowi pracownicy powinni uczestniczyć. Zebranie wszystkich tych zadań w jedną listę może być niezwykle pomocne w upewnieniu się, że nowy pracownik jest na bieżąco z tym, co musi zrobić.
Istnieją różne sposoby tworzenia zestawu spersonalizowanych zadań, które pojawiają się w intranecie SharePoint. Można to na przykład zrobić za pomocą PowerApps i Power Automate, aby zapewnić odpowiednie przepływy pracy. Umieszczenie spersonalizowanej listy zadań na stronie głównej intranetu może również zapewnić, że będą one widoczne dla nowych pracowników.
Onboarding w SharePoint
Obowiązkowe zapoznanie się z zasadami i procedurami
Kiedy nowy pracownik dołącza do firmy, często ma wiele dokumentów do przeczytania, z których niektóre mogą być obowiązkowe. Może być konieczne zapoznanie się z polityką postępowania, polityką IT, polityką korzystania z mediów społecznościowych, procedurami bezpieczeństwa i higieny pracy itp. W ramach procesu wdrażania, dział HR lub poszczególni kierownicy liniowi mogą być zmuszeni do monitorowania nowych pracowników, aby upewnić się, że przeczytali i zrozumieli wszelkie obowiązkowe zasady i procedury. Konieczne może być nawet zewnętrzne raportowanie w tym zakresie ze względu na zgodność z przepisami.
Możliwe jest wykorzystanie aplikacji SharePoint i Microsoft w celu stworzenia spersonalizowanych obowiązkowych dokumentów i towarzyszących im funkcji zaświadczeń dla pracowników, w których nowo zatrudniony może:
- Przeglądać i uzyskiwać dostęp do zasad, z którymi musi się zapoznać.
- Wypełnić pole wyboru lub formularzu, aby następnie potwierdzić, że przeczytał i zrozumiał regulację.
- Otrzymywać powiadomienia, jeśli nie zostało to wykonane w określonym terminie.
- Tworzenie raportów w celu śledzenia spójności zakresu.
Stworzenie tej funkcjonalności będzie wymagało niestandardowego rozwoju SharePoint, na przykład obejmującego PowerApps w połączeniu z bibliotekami dokumentów SharePoint, przepływami pracy Power Automate, raportowaniem Power BI i potencjalnie Microsoft Forms.
Onboarding w SharePoint
Szkolenia dla pracowników
Uczenie się jest zwykle ogromną częścią procesu wdrażania nowych pracowników w firmie. W ramach procesu wprowadzającego, nowy pracownik może potrzebować wziąć udział w serii kursów lub programów szkoleniowych, aby mógł zadomowić się w nowej firmie i wykonywać swoją rolę. Niektóre z tych szkoleń będą prawdopodobnie obowiązkowe. Zazwyczaj mogą one obejmować:
- Wprowadzenie do firmy, jej strategii, kultury, wartości i podstawowych procesów.
- Procedury bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Sposób korzystania z platform technologicznych.
- Szkolenia związane z rolą, często o charakterze technicznym lub specjalistycznym, na przykład dotyczące sprzedaży lub produktów i usług.
- Obowiązkowe szkolenia z zakresu zgodności w różnych obszarach.
- Polityka wykorzystywania sztucznej inteligencji w firmie.