Wdrożenie SharePoint
Większość artykułów o SharePoint koncentruje się na konkretnych funkcjach i funkcjonalnościach dostępnych w SharePoint. Jednak często zwracają się do mnie nowi klienci, którzy nigdy w życiu nie doświadczyli ani nie korzystali z SharePoint. Wielu z nich zdaje sobie sprawę, że mają SharePoint, ponieważ korzystają z Teams i Microsoft 365, ale nie wiedzą, do czego służy i jak z niego korzystać.
Co to jest SharePoint?
SharePoint to aplikacja firmy Microsoft. Powstała w 2001 roku. SharePoint umożliwia organizacjom przechowywanie i organizowanie dowolnej zawartości i informacji. Obejmuje to dokumenty, obrazy, filmy, wiadomości, linki, listy danych, strony internetowe i zadania. Pomyśl o SharePoint jako o najważniejszym miejscu obsługi wszelkich posiadanych treści.
Wersje SharePoint
Zanim wyjaśnię, do czego służy SharePoint, myślę, że ważne jest, aby zrozumieć trochę historii tej aplikacji. Jak wspomniano powyżej, mamy SharePoint od 2001 roku. Od tego czasu zmienił się on dość znacznie i przeszedł wiele rewizji i zmian. Za każdym razem, gdy Microsoft ulepszał SharePoint, oznaczał go głównymi wersjami. Na przykład SharePoint 2003, SharePoint 2007, SharePoint 2010, SharePoint 2013, SharePoint 2016 i SharePoint 2019. Obecnie mamy również SharePoint Online, który odnosi się do SharePoint, który jest częścią Office 365.
Integracja SharePoint z Office 365
W 2012 roku, wraz z wersją SharePoint 2013, Microsoft udostępnił SharePoint „w chmurze” jako część Office 365. Zasadniczo oznaczało to, że firmy nie musiały już kupować serwerów oraz instalować i konfigurować SharePoint w swoich środowiskach. SharePoint stał się dostępny za pośrednictwem Office 365 jako „usługa subskrypcyjna”, podobnie jak inne aplikacje (Google Apps, Dropbox itp.). To posunięcie sprawiło, że SharePoint stał się dostępny i przystępny cenowo dla wielu małych firm, które miały ograniczone budżety na serwery SharePoint i zespół informatyków SharePoint do ich utrzymania i obsługi.
Gdy SharePoint stał się dostępny w chmurze jako część Office 365, został przemianowany na SharePoint Online. SharePoint Online nie ma wersji i nazywa się tak samo od czasu połączenia z Office 365 w 2012 roku. Ponieważ jest on teraz częścią chmury, Microsoft stale wprowadza w nim zmiany i aktualizacje, o których użytkownik nawet nie wie.
SharePoint Online vs. SharePoint On-Premises
Mimo że SharePoint stał się dostępny w chmurze w 2012 roku, aplikacja SharePoint jest nadal dostępna w wersji lokalnej (SharePoint 2019 to najnowsza wersja lokalna). Liczba tych lokalnych instalacji staje się coraz mniejsza w miarę upływu lat ze względu na wiele korzyści związanych z kosztami i produktywnością aplikacji dostępnej w chmurze.
Klasyczny SharePoint vs. nowoczesny SharePoint
W 2017 roku Microsoft odświeżył SharePoint od podstaw. Zmieniły się dwie istotne rzeczy:
Architektura informacji SharePoint zmieniła się z podstrony na coś, co obecnie nazywamy architekturą płaską, zapewniając prostsze uprawnienia i model powiązań witryn.
Wygląd i sposób działania SharePoint zmienił się i stał się bardziej nowoczesny. SharePoint stał się łatwiejszy w użyciu, edycji i utrzymaniu dla właścicieli i członków witryn.
To przejście do nowoczesności oznaczało znaczący punkt zmiany w aplikacji SharePoint. W związku z tym stary SharePoint, który mieliśmy przed tą zmianą, nazywamy klasycznym SharePoint, a nowoczesne doświadczenie - nowoczesnym SharePoint.
Od kompleksowej obsługi do konkretnych przypadków użycia
Odkąd SharePoint stał się częścią pakietu aplikacji Office 365, nastąpiła kolejna znacząca zmiana. W przeszłości określaliśmy SharePoint jako portal do współpracy. SharePoint był pojedynczą aplikacją, w której robiliśmy wszystko: przechowywaliśmy i udostępnialiśmy dokumenty, zarządzaliśmy zadaniami, przechowywaliśmy listy informacji, publikowaliśmy wiadomości i ogłoszenia, a nawet prowadziliśmy rozmowy.
SharePoint doskonale radził sobie z niektórymi z tych zadań, podczas gdy inne nie nadążały za innymi nowoczesnymi narzędziami i aplikacjami. W związku z tym z biegiem lat Microsoft zaczął powoli usuwać niektóre funkcje zwykle wykonywane w SharePoint i tworzyć całkowicie oddzielne aplikacje, które są teraz częścią ekosystemu Office 365. W rezultacie w ciągu ostatnich lat z SharePoint przeniesiono następujące funkcje.
Zarządzanie zadaniami w SharePoint
Przez lata używaliśmy części zadania w SharePoint do zarządzania zadaniami i synchronizacji z MS Project. Jednak zawsze było to nieporęczne i techniczne oraz miało różne ograniczenia. W rezultacie zarządzanie zadaniami jest teraz wykonywane przez aplikacje Planner i Project for the Web.
Rozmowy w SharePoint
SharePoint próbował stać się bardziej „społecznościowy” na przestrzeni lat, wprowadzając Forum dyskusyjne i części internetowe Newsfeed. Nie był jednak w stanie nadążyć i konkurować pod względem możliwości i oczekiwań z nowoczesnymi narzędziami mediów społecznościowych. W rezultacie w 2017 roku otrzymaliśmy oddzielną aplikację, którą z pewnością znasz, o nazwie Microsoft Teams. Przez pewien czas Microsoft również oferował Yammer.
Przepływy pracy w SharePoint
Jeśli korzystałeś ze starszych wersji SharePoint, być może pamiętasz, że tworzyliśmy przepływy pracy bezpośrednio w SharePoint. Istniało nawet narzędzie o nazwie SharePoint Designer, które pozwalało na zaawansowane dostosowywanie przepływów pracy. Teraz już tak nie jest. W nowoczesnym SharePoint możliwości przepływu pracy zostały przeniesione do Power Automate, która jest oddzielną aplikacją będącą częścią Office 365 i integruje się z SharePoint oraz innymi aplikacjami Microsoft i innych firm.
Do czego służy SharePoint?
Wraz z odejściem od wspomnianych możliwości, można się zastanawiać, do czego w takim razie służy SharePoint. Cóż, pozostały solidne podstawowe funkcje, które istniały od pierwszego dnia, w których SharePoint przoduje. Oto one.
Funkcje SharePoint
Zarządzanie dokumentami w SharePoint
Jest to prawdopodobnie pierwsza rzecz, która przychodzi na myśl, gdy myśli się o SharePoint. Od swoich narodzin w 2001 roku, SharePoint posiadał potężne możliwości zarządzania dokumentami. To nie tylko przechowywanie plików i folderów. Posiada wszystkie funkcje, których można oczekiwać od systemu zarządzania dokumentami: historię wersji, check-in / check-out, współautorstwo i bezpieczne udostępnianie na zewnątrz.
Co więcej, jedną z rzeczy, które sprawiają, że SharePoint jest wyjątkowy i bardzo atrakcyjny w porównaniu z innymi systemami zarządzania dokumentami w chmurze, takimi jak Dropbox i Dysk Google, jest możliwość tworzenia niestandardowych metadanych w celu sortowania, grupowania i filtrowania dokumentów oraz poprawy jakości wyszukiwania.
Listy niestandardowe w SharePoint
Nie zawsze chodzi tylko o dokumenty. Czasami trzeba przechowywać listy informacji, które zwykle przechowuje się w programie Excel, takie jak listy projektów, listy kontaktów, listy spraw i tak dalej. Od wczesnych wersji SharePoint mogliśmy tworzyć listy. I chociaż Microsoft wydał oddzielną aplikację o nazwie Lists kilka lat temu, za kulisami wszystkie listy znajduje się w SharePoint. Tak więc wszystkie zabezpieczenia i dostęp do list są regulowane przez zabezpieczenia witryny, w której znajduje się dana lista.
Intranet SharePoint
Jest to prawdopodobnie najbardziej znany przypadek użycia SharePoint po zarządzaniu dokumentami. W końcu SharePoint to witryna intranetowa. Wiele firm używa SharePoint do tworzenia atrakcyjnych i przyjaznych dla użytkownika portali intranetowych do przechowywania nieco statycznych informacji i bardziej trwałych niż te, które można udostępniać w Teams. Przykłady takich informacji obejmują wiadomości i ogłoszenia, kalendarz / wydarzenia, linki, strony z treścią, filmy, pulpity nawigacyjne i tak dalej.
Baza wiedzy w SharePoint
SharePoint sam w sobie nie jest dedykowana aplikacją bazy wiedzy Wiki, ale można go skonfigurować i dostosować tak, aby stał się takim oprogramowaniem. W nowoczesnym SharePoint mamy fantastyczne możliwości edycji stron, które pozwalają na tagowanie stron metadanymi oraz możliwość tworzenia szablonów stron i wypełniania ich tekstem, obrazami i filmami.
Szkielet usługi Microsoft Teams
Główne zastosowanie programu SharePoint często odbywa się w tle, podczas korzystania z aplikacji Microsoft Teams. Gdy aplikacja Teams została udostępniona w 2017 roku, umożliwiała ona czat i wideokonferencje. Za kulisami aplikacji Teams jest ona zasilana przez SharePoint.
Za każdym razem, gdy tworzysz zespół w Teams, tworzy on nową witrynę SharePoint do przechowywania dokumentów przechowywanych w kanałach Teams. Za każdym razem, gdy tworzysz kanał prywatny lub współdzielony, tworzona jest również nowa witryna SharePoint. Nie mam zamiaru zagłębiać się tutaj w szczegóły techniczne.
Te witryny SharePoint, które są tworzone, pracują wyjątkowo ciężko, aby wspierać Twoje działania w Teams. Witryny SharePoint są oczywiście miejscem przechowywania wszystkich plików i folderów „Teams”; witryny SharePoint są miejscem przechowywania wszystkich nagrań Teams. Witryna SharePoint zawiera również notatnik OneNote, którego prawdopodobnie używasz w Teams do protokołowania spotkań, a także oczywiście wszelkie listy.
System zarządzania treścią SharePoint
Mimo że niektóre „obowiązki” i funkcje odeszły od SharePoint na przestrzeni lat, nadal jest to świetny system zarządzania treścią z jego podstawowymi i najbardziej solidnymi funkcjami. SharePoint może on stać się wszystkim, czego zapragną użytkownicy, ze względu na szeroki wachlarz możliwości dostępnych w SharePoint. Niektórzy użytkownicy myślą o SharePoint jako o systemie zarządzania dokumentami. Inni wolą używać SharePoint w aspekcie intranetu / komunikacji. Jedno jest pewne - SharePoint jest i będzie integralną częścią komunikacji i współpracy w całym ekosystemie Office 365.
Klasyczny SharePoint vs. nowoczesny SharePoint
Ten post prawdopodobnie powinien zostać napisany lata temu. Jeśli migrujesz ze starszych wersji SharePoint lub korzystałeś z niego, gdy byłeś jeszcze młody i pełen energii. Dzisiaj chciałbym wyjaśnić podstawowe różnice między klasycznym SharePointem a nowoczesnym SharePointem.
Klasyczny SharePoint
Klasyczny SharePoint wykorzystywał architekturę podwitryn. Oznaczało to, że wszystkie witryny znajdowały się w kolekcji witryn, a każda nowo utworzona witryna była jak podfolder w hierarchii folderów.
Przejście do SharePoint Online
Przejście do SharePoint Online spowodowało ewolucję SharePoint z klasycznego do nowoczesnego. W 2011 roku Microsoft połączył SharePoint z kilkoma innymi aplikacjami, które posiadał w tamtym czasie (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) i udostępnił wszystkie te narzędzia w chmurze za pośrednictwem pakietu produktów Microsoft 365 Suite. Oznaczało to, że firmy nie musiały już instalować niczego na swoich serwerach, a wszystkie te doskonałe narzędzia, w tym SharePoint, stały się dostępne w modelu subskrypcji.
Nowoczesny SharePoint
Podczas gdy przejście do chmury nastąpiło w 2011 roku, SharePoint nadal miał ten sam zestaw funkcji i wygląd, co w wersji lokalnej. Nadal opierał się na architekturze podstron. Wciąż wyglądał na stary i przestarzały. Wyglądał również dokładnie tak samo jak wersja lokalna (SharePoint 2013 w tamtym czasie).
Nie zmieniło się to aż do 2016 roku, kiedy Microsoft ogłosił całkowitą przebudowę SharePoint.
Nowoczesny wygląd SharePoint
Najbardziej zauważalną zmianą był wygląd SharePointa. Nowy SharePoint nie wyglądał już jak SharePoint twojego ojca i wyglądał nowocześnie i porównywalnie do innych aplikacji, które istniały w tym czasie.
Płaska architektura SharePoint
Kolejną istotną różnicą było to, że Microsoft zmienił sposób tworzenia witryn. Zmieniono architekturę podstrony na coś, co obecnie nazywamy architekturą płaską lub architekturą huba. Zamiast złożonych hierarchii podstron, mamy teraz nowoczesne witryny, które są niezależnymi jednostkami.
Dostęp mobilny SharePoint
Kolejną dużą różnicą było to, że dla programu SharePoint opracowano specjalne aplikacje mobilne, które umożliwiały użytkownikom łatwy dostęp do SharePoint za pośrednictwem aplikacji na urządzenia mobilne. Był to duży przełom, biorąc pod uwagę, że wielu użytkowników wolało uzyskiwać dostęp do treści w terenie lub w podróży.
Klasyczny SharePoint dzisiaj
Jeśli Twoja firma przeszła na SharePoint po 2019, prawdopodobnie nigdy nie spotkałeś się z klasycznym SharePoint. Istnieje jednak kilka scenariuszy, w których nadal możesz go spotkać w swoim środowisku.
Główna witryna
Jeśli przeszedłeś na SharePoint / Microsoft 365 przed 2019 rokiem, główna witryna SharePoint (czyli witryna utworzona domyślnie podczas rejestracji konta Microsoft 365) nadal będzie klasyczna. Niemniej jednak, istnieje teraz łatwy sposób na zastąpienie tej klasycznej witryny SharePoint witryną Modern Communication.
Migracja z SharePoint On-Premises
Jeśli Twoja firma korzystała ze starszych wersji SharePoint (np. SharePoint 2013 on-premises), po migracji możesz nadal mieć wiele klasycznych kolekcji witryn i podwitryn. Nie ma powodu, aby nadal z nich korzystać i należy przełączyć (utworzyć nowe) nowoczesne witryny i zmigrować zawartość.
Błędy użytkowników
Jak na ironię, nadal możliwe jest tworzenie podwitryn w nowoczesnym SharePoint. Nie jest to dobra praktyka, ponieważ podwitryny nie łączą się z zespołami i innymi aplikacjami.