Aplikacje HR
Automatyzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów jest jednym z najważniejszych osiągnięć w zarządzaniu procesami biznesowymi. Ponieważ technologia rozwija się w takim samym tempie, jak obecnie, trend ten będzie się tylko utrzymywał. Elektroniczny obieg dokumentów w HR jest jednym z głównych sposobów, w jaki firma może czerpać korzyści z automatyzacji procesów biznesowych, pozwalając na śledzenie, ulepszanie i automatyzację procesów biznesowych z zakresu HR.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w HR?
Elektroniczny obieg dokumentów to proces, w którym zadania, informacje lub dokumenty są przekazywane przez jednego uczestnika drugiemu w celu podjęcia określonych działań. W niektórych przypadkach są one ukryte - jest to kilka kroków, które pracownicy muszą podjąć, aby osiągnąć jakiś cel. Podział na elektroniczny obieg dokumentów oraz przepływy pracy na papierze, sprawia, że wszystko przebiega znacznie szybciej i lepiej, umożliwiając zwiększyć wydajność i spójność w realizacji zadań. Jest to szczególnie istotne w przypadku działu HR, gdzie brak jednego kroku może być przeszkodą dla firmy.
Łatwiej jest analizować i dostosowywać procesy biznesowe, gdy już się je dobrze zrozumie.
Istnieją trzy główne typy elektronicznego obiegu dokumentów:
- Oparty na sekwencjach: Są to najczęstsze z nich, zazwyczaj przedstawiane na schemacie blokowym, ponieważ przebiegają one sekwencyjnie od jednego etapu do drugiego i na koniec bez zmiany kierunku.
- Oparty na stanach: Są one bardziej złożone, zwykle mają do czynienia ze stanami, a nie etapami, więc mogą płynąć w każdym kierunku, jeśli to konieczne.
- Oparty na regułach: Są one sekwencyjne, ale opierają się na sztywnych regułach, które dyktują, jak postępuje elektroniczny obieg dokumentów.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów do automatyzacji przepływów pracy oferuje wiele korzyści, które omówimy. Wymaga to wiele planowania i dokładnej analizy procesów biznesowych oraz tego, jaki będzie wpływ automatyzacji, w tym jak zniwelować ewentualne negatywne skutki.
Tak jak w przypadku każdej automatyzacji ręcznych procesów biznesowych, tak i w tym przypadku potrzebny jest odpowiedni poziom komunikacji, aby omówić, dlaczego tak się dzieje. Korzyści prawie zawsze jednak przewyższają wszelkie potencjalne problemy, a bardzo niewiele - o ile w ogóle - firm kiedykolwiek rezygnuj z automatyzacji procesów.
Jakie są główne powody, dla których warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów w HR?
Każda firma ma swoje własne potrzeby i problemy, więc mogą to być tylko ogólne korzyści, które nie zawsze odnoszą się do wszystkich, ale to są główne powody, dla których można wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w HR:
Aplikacja HR ułatwia wprowadzenie pracowników w obowiązki
Zatrudnianie nowych pracowników jest kluczowym i krytycznym aspektem funkcjonowania każdego działu HR. Rozpoczęcie pracy jest dla nowego pracownika stresującym okresem, który może mieć wpływ na jego wydajność i prawdopodobieństwo pozostania w firmie przez dłuższy czas. Szczególnie jeśli proces zatrudnienia jest trudny i dostarcza pracownikowi negatywnych wrażeń.
Jest to również proces, który musi być często powtarzany w każdej firmie zatrudniającej więcej niż garstkę pracowników, dlatego też jest to proces, który z pewnością może skorzystać na automatyzacji w aplikacji HR oraz workflow. Może to przynieść większą spójność i dokładność, a także możliwość rozpowszechniania informacji we wszystkich działach, które muszą podjąć działania w momencie dołączenia nowego pracownika, np. w dziale informatycznym, dziale HR. Dla nowego pracownika, od pierwszego wrażenia o firmie, umożliwia szybkie i bezproblemowe wdrożenie w nowe obowiązki.
Aplikacja HR ułatwia stworzenie środowiska pracy
Pojawienie się nowych pracowników to odejście starych, i choć teoretycznie firmie może zależeć raczej mniej na zrobieniu wrażenia na odchodzącym pracowniku, to jednak musi to być zrobione w sposób dokładny i efektywny.
Elektroniczny obieg dokumentów w HR ułatwia pracę i codzienne wykonywanie zadań przez pracowników w terenie. Aplikacja HR pilnuje i sprawdza wypełnienie wszystkich, niezbędnych etapów w celu wykonania określnego działania. Niespełnienie wymagań może być problematyczne zarówno dla firmy, jak i dla pracownika. Może to spowodować problemy prawne, na przykład, jeśli zapomnisz o podpisaniu przez pracownika dokumentu. Korzystanie z aplikacji HR minimalizuje sytuacje, że coś pójdzie nie tak.
Aplikacja HR ułatwia monitorowanie czasów pracy
Dla każdej firmy, która wykorzystuje arkusze czasów pracy do zarządzania i mierzenia wykorzystania zasobów ludzkich w projektach, klientach itp., elektroniczny obieg dokumentów w HR stanowi najlepsze rozwiązanie.
Korzystanie z indywidualnych arkuszy kalkulacyjnych zawsze było opcją, ale nie zapewniają one spójności w sposobie gromadzenia danych. Ręczne ich sprawdzanie wymaga czasu i skupienia. Kiedy raporty czasów pacy są gromadzone, do obowiązków kierowników lub pracowników działu kadr należy zestawianie, walidacja lub analiza danych. Oznacza to dużo dodatkowej pracy, marnowanie czasu, który mogliby wykorzystać do stworzenia większej wartości dla firmy.
Korzystanie z aplikacji HR oznacza, że wszyscy pracownicy wypełniają informacje w standardowy sposób i mogą o tym być codziennie informowani. Aplikacja HR ogranicza w istotnym stopniu możliwości popełniania błędów przez pracowników. Aplikacja HR uwalnia wiele godzin pracy dla menedżerów, aby lepiej interpretować wyniki danych i podejmować działania.
Poza rzetelnym dostarczaniem wynagrodzeń, głównym zmartwieniem pracowników, jeśli chodzi o procesy kadrowe, jest sposób przetwarzania ich urlopów wypoczynkowych. W przypadku niektórych firm nadal wiąże się to ze składaniem wniosków poprzez wypełnianie papierowych formularzy. Dokumentów, które muszą być ręcznie wprowadzane do systemów IT w dziale kadr. Wdrożenie aplikacji HR, a dokładnie jej moduł, aplikacja urlopy pozwala uniknąć błędów i opóźnień w potwierdzaniu urlopów, które mogą powodować niepotrzebny stres przy rezerwacji urlopów i nieobecności.
Automatyzacja zatwierdzania wniosków urlopowych w aplikacji HR pozwala pracownikom na wnioskowanie o urlop za pomocą kilku kliknięć na pulpicie i podpisywanie go, gdy tylko ich przełożony się do niego zbliży, a wynikający z tego urlop zostanie automatycznie dodany do kalendarzy natychmiast. Nie ma miejsca na zamieszanie i każdy jest w stanie planować urlop z wyprzedzeniem.
Aplikacja HR ułatwia zwiększenie wydajności
Mniej popularny wśród pracowników, ale wciąż ważny sposób mierzenia wydajności pracowników i nagradzania osób osiągających wysokie wyniki, regularne przeglądy wydajności są istotną częścią sposobu funkcjonowania wielu firm. Są one również jednym z obszarów, które mogą odnieść największe korzyści z automatyzacji dzięki aplikacji HR, ponieważ wymagają one spójności w sposobie, w jaki są podejmowane w całej firmie.
Zamiast korzystać z plików Word lub Excel, które mogą być mylące w wielu wersjach, korzystanie z aplikacji HR istotnie zmniejsza liczbę pomyłek i możliwych błędów.
Powiadomienia mogą być wysyłane do pracowników i ich menadżerów na czas wypełniania formularzy i na różnych etapach podpisywania, bez konieczności angażowania kogokolwiek z działu kadr, chyba że istnieją ludzkie problemy, którymi należy się zająć. Podobnie jak w przypadku wszystkich tych powodów, aplikacja HR uwalnia czas pracowników działu kadr, a także zapewnia spójność i przejrzystość sposobu zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów.
Wdrożenie aplikacji HR, podsumowanie
Wszystkie powyższe korzyści pomagają firmie osiągnąć lepszy wynik finansowy: znacząco obniżyć koszty i zwiększyć wartość generowaną przez pracowników. Obydwie te korzyści, prowadzą do znacznie większych zysków.
