Komunikacja wewnętrzna w firmie

W czasach transformacji cyfrowej, komunikacja wewnętrzna jest klejem, który trzyma firmy razem. Nic więc dziwnego, że komunikacja wewnętrzna rośnie zarówno w znaczeniu, jak i w liczbie osób pracujących w terenie. Budżety na komunikacja wewnętrzna są tymi, które najprawdopodobniej będą wzrastać. Biorąc pod uwagę zmiany, jakie potrzeby firma powinna starać się zaspokoić, aby mieć pewność, że komunikuje się najlepiej jak potrafi?

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Satysfakcja

Trendem w przekazywaniu wiadomości jest trzymanie się krótko i do rzeczy. Osoby poniżej 35 roku życia odczuwają "potrzebę natychmiastowej satysfakcji" i doświadczają "utraty cierpliwości". Wraz ze wzrostem szybkości Internetu ludzie są mniej skłonni czekać, aż strony internetowe się załadują, filmy będą buforowane, a koledzy będą reagować na ich wiadomości.

Podczas gdy idea natychmiastowej komunikacji nie jest nowa, rzeczywistość jej znaczenia zmieniła się z powodu hiperłączy, w których żyjemy dzisiaj, gdzie tak wiele dzieje się jednocześnie.

Komunikacja wewnętrzna w miejscu pracy nie jest wyjątkiem. Aby połączyć się i dotrzeć do nowych pracowników, na których składają się głównie millenialsi i generacja Z, wiadomości muszą być krótkie i precyzyjne, a w idealnym przypadku nie są już dostarczane pocztą elektroniczną.

Szybkość pozwala na większą i lepiej ukierunkowaną aktualizację operacyjną, co oznacza, że komunikacja nie może się już odbywać kaskadowo od jednej osoby do wielu, lecz musi być rozproszona jednocześnie. Nie jest to zły pomysł, aby wzmocnić pozycję i umożliwić lokalnym, nieetatowym redaktorom, którzy mogą dzielić się codziennymi aktualizacjami i odpowiadać na pytania i opinie.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Tworzenie kultury firmy

Firmy - zwłaszcza te, które dopiero rozpoczynają działalność – przywiązują coraz większą wagę do polityki i kultury firmy. Dlaczego? Ponieważ wymagają tego ich pracownicy.

Generacja Z i millenialsi szukają firm, które są zgodne z ich wartościami, zobowiązaniami i celami. Liderzy HR uważają kulturę i zaangażowanie za wyzwanie numer jeden, zgodnie z badaniami Deloitte.

W konsekwencji, więź pomiędzy komunikacją wewnętrzną a tymi podstawowymi wartościami staje się coraz silniejsza. Dlatego ważne jest nie tylko uwzględnienie tych wartości w strategii komunikacji wewnętrznej, ale również podkreślenie, w jaki sposób organizacja może je najlepiej realizować.

W jaki sposób? Kultura firmy powinna być czymś więcej niż tylko kilkoma słowami na ścianie, powinna określać wytyczne do działania i promować prawdziwe poczucie wspólnego celu.

Wdrażanie takiej kultury zaczyna się od procesu zatrudniania, w którym "dopasowanie do zespołu" powinno być równie ważne jak praktyczne kwalifikacje. Proces ten obejmuje również jasne komunikowanie wartości Twojej firmy, a także tworzenie fizycznego środowiska pracy, które jest zgodne z poglądami firmy i umożliwia uzyskanie jak najlepszych doświadczeń pracowniczych.

Ponadto, imprezy zespołowe, szkolenia i świadczenia pracownicze pomogą rozpowszechnić Państwa pomysły, ale także określą sposób myślenia i reagowania pracowników na kulturę firmy.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Praca z domu jest Nową Normą

Jeszcze zanim kryzys koronawirusa sprawił, że pracownicy na całym świecie musieli pracować w domu, aby ograniczyć rozprzestrzenianie się choroby, trend do pracy na odległość nabierał rozpędu.

Według badania Gallupa z roku 2020, 43 procent pracowników zadeklarowało, że w pewnym momencie swojej kariery zawodowej pracowało na odległość, w porównaniu z 30 procentami w 2006 roku i zaledwie 9 procentami w 1995 roku. Ponadto firma IBM stwierdziła, że pracownicy niezależni są zazwyczaj bardziej zaangażowani, samodzielni i współpracujący.

Wyzwaniem dla wewnętrznych komunikatorów jest znalezienie najlepszych narzędzi do komunikowania się z tymi odległymi pracownikami, nie tylko utrzymanie ich w pętli informacyjnej, ale także zintegrowanie ich z kulturą firmy.

A wyzwaniem dla pracowników zdalnych jest nauczenie się, jak zmaksymalizować wydajność. Na szczęście istnieje wiele przydatnych rad dla osób, które chcą jak najlepiej wykorzystać możliwości pracy w domu.

Ważne jest, aby uznać potrzeby rozproszonych pracowników i zaangażować ich poprzez wiele kanałów, które dotrą do nich niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Do takich kanałów należą aplikacje, wiadomości tekstowe, powiadomień typu "push" i media społecznościowe.

Rozwiązania komunikacji mobilnej umożliwią połączenie osób pracujących w domu, a także freelancerów i pracowników zewnętrznych z różnych działów i lokalizacji, zapewniając jednocześnie zaangażowanie i integrację.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Wideo angażuje pracowników

"Obraz jest wart tysiąca słów" to popularne powiedzenie, ale czy wiesz, że jedna minuta materiału wideo jest w rzeczywistości warta 1,8 miliona słów, czyli równowartość 3600 stron tekstu?

Zamieszczenie filmu wideo nie tylko zwiększa prawdopodobieństwo oglądania i dzielenia się nim, ale może również zwiększyć zrozumienie dla Twojego produktu nawet o 74 procent. Ponadto badanie zachowań konsumenckich wykazało, że ponad połowa (55 proc.) ich użytkowników deklaruje, że korzysta z całych filmów, podczas gdy 33 proc. w przypadku artykułów interaktywnych i tylko 29 proc. w przypadku postów na blogach.

Jakiego rodzaju treści pracownicy chcieliby widzieć w przyszłości?

Wideo powinno być na szczycie listy dokumentów, gdy zastanawiasz się, jak dotrzeć z bardziej skomplikowanymi tematami do pracowników. Jest bardzo prawdopodobne, że wkrótce większość wewnętrznej komunikacji, od szkoleń po ważne wiadomości i ogłoszenia, będzie prowadzona za pośrednictwem wideo.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Pracownicy jako ambasadorzy

Zgodnie z trendem wideo, millenialsi oraz generacja Z również mają duże zapotrzebowanie na autentyczność. Podobnie jak kultura firmy, jakość stała się elementem identyfikującym markę pracodawcy. Autentyczność może być realizowana poprzez treści tworzone przez pracowników.

Pracownicy stają się najważniejszym głosem, jaki firma ma do zaoferowania. Programy społeczne zachęcają pracowników do dzielenia się swoimi przemyśleniami, aktualizacjami i pomysłami, jednocześnie dając im silny głos.

Ten głos jest nie tylko bardziej autentyczny niż głos każdego menedżera, ale także daje różnym lokalizacjom i pracownikom na całym świecie możliwość wypowiedzenia się. Dodatkowo, treści udostępniane przez pracowników otrzymują ośmiokrotnie większe zaangażowanie niż treści udostępniane przez kanały firmowe; komunikaty o marce osiągnęły ponad 5 x więcej zaangażowania, gdy były udostępniane przez pracowników.

Przekształcanie pracowników w twórców treści wspiera decentralizację zachodzącą w miejscu pracy i oferuje bezpośredni dostęp do informacji o niej zamiast centralny sposób komunikacji.

Postawienie pracowników na pierwszym miejscu poprawi markę pracodawcy.

Aby zachęcić pracowników do dzielenia się i brania udziału w rozmowie, wewnętrzne kanały komunikacji powinny koncentrować się na rozpowszechnianiu treści, które bezpośrednio ich dotyczą i interesują (co jest tym bardziej prawdopodobne, gdy pochodzą z ich własnych szeregów). Ponadto, sprawić, by komunikacja była interaktywna, umożliwiała komentowanie, dzielenie się i lubienie.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Komunikacja między użytkownikami jest bardziej efektywna

Podczas gdy presja rówieśników może zmusić Cię do oglądania seriali na kanałach streaming, komunikacja bezpośrednia peer-to-peer może mieć produktywny i silny wpływ na sposób pracy pracowników.

Rówieśnicy zapewniają stałą informację zwrotną i zachęcają do dalszej współpracy - są to dwa główne czynniki wpływające na komunikację między pracownikami i pracę zespołową. Komunikacja bezpośrednia rozpowszechnia wiedzę w firmie i zdejmuje pracę z menedżera, ponieważ nie musi on już komunikować się za pośrednictwem różnych działów lub wysyłać wiadomości więcej niż raz.

Skuteczna komunikacja, której wynikiem jest wspieranie zarządzania wiedzą, rozpowszechnianie spostrzeżeń i pomaganie ludziom w wykorzystywaniu ich talentów.

Działy komunikacji wewnętrznej powinny pracować nad wspieraniem takiej współpracy typu peer-to-peer poprzez nagradzanie pracy zespołowej, zachęcanie do dzielenia się i wyznaczanie celów zespołowych. Dodatkowo, imprezy zespołowe, które promują kulturę firmy, będą również tworzyć poczucie jedności i sprzyjać relacjom interpersonalnym. Jako bonus, tego typu relacje sprawiają, że praca staje się prawie tak przyjemna jak czas wolny!

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Zasięgi i uwaga

Komunikatory stale dążą do większego zasięgu, ponieważ zasięg oznacza znaczenie. Twoim celem powinno być włączenie i zaangażowanie wszystkich pracowników, niezależnie od tego, jak bardzo są oddaleni.

Z tego właśnie powodu powinieneś stale poszukiwać technicznych i kreatywnych rozwiązań cyfrowych, które najlepiej pozwolą zrealizować koncepcję komunikacji wewnętrznej i zapewnią zaangażowanie pracowników. Istnieje wiele różnych kanałów do wyboru, ale aplikacje to jeden wyraźny trend. Komunikacja wewnętrzna w firmie jest mobilna, cyfrowa i obsługuje powiadomienia w trybie "push", zmieniając grę, jeśli chodzi o przekazywanie informacji.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Gamifikacja angażuje 🕹️👾🎮

Gamifikacja może zwiększyć produktywność i pomóc dostosować cele firmy do celów pracowników.

Procesy uczenia się w oparciu o gry nie tylko mogą pomóc firmom zapewnić, że ich pracownicy zachowają ważne informacje ze szkoleń związanych z pracą, ale także jasno określić cele i zadania, zwłaszcza gdy kroki do ich osiągnięcia są jasno określone. Koledzy mają możliwość wzajemnego popychania się i stawiania sobie wyzwań, a za swoje osiągnięcia mogą być nagradzani.

Gamifikacja może być włączona do każdej części codziennego życia zawodowego, ale dobrym przykładem jest onboarding pracowników, wdrożenie nowych pracowników w firmie. Onboarding pracowników może być łatwiejsze i przyjemniejsze dzięki przekształceniu go w informacyjne poszukiwanie skarbów, w którym pracownik nie tylko spotka się ze swoimi nowymi współpracownikami, ale również z innymi pracownikami.

Kalendarz bożonarodzeniowy w aplikacji, z codziennymi pytaniami związanymi z pracą, może być motywowany prezentami i nagrodami, a zabawne konkursy związane z takimi wydarzeniami jak Mistrzostwa Świata w piłce nożnej, Igrzyska Olimpijskie  mogą sprawić, że aplikacja pracownicza stanie się atrakcyjnym źródłem rozrywki.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. KPI i miary

Tylko niewielki procent firm jest zadowolonych ze swojej zdolności do pomiaru skuteczności komunikacji wewnętrznej. Pomiar komunikacji wewnętrznej i zaangażowania jest trudny, ale przy rosnącym znaczeniu obu tych tematów, podobnie jak potrzeba dokładnego pomiaru ich skuteczności i ilościowego określenia zwrotu z inwestycji.

Znalezienie sposobów pomiaru komunikacji wewnętrznej pomoże w ukierunkowaniu i zwiększeniu efektywności. Wskaźniki na żywo zyskują na znaczeniu, a my jesteśmy w stanie mierzyć cały zakres tematów bardziej bezpośrednio i precyzyjnie niż kiedykolwiek wcześniej. Pomyśl o przychodzących zgłoszeniach, wykorzystaniu intranetu i zasięgu.

Ponadto, mierzone wyniki mogą być wykorzystywane na dwa sposoby: aby przekonać menedżerów do znaczenia danego tematu, czyniąc jego mocne i słabe strony bardziej widocznymi - oraz aby lepiej zrozumieć interesy pracowników.

A co najważniejsze, dysponowanie liczbami pod ręką da Ci cenne dowody na poparcie Twoich konkretnych działań.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna łączą się

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna są ze sobą nierozerwalnie związane, niezależnie od tego, gdzie siedzą Twoje zespoły i komu podlegają. Ważne jest, aby pamiętać o obu odbiorcach podczas tworzenia wiadomości, nawet jeśli jesteś zmuszony do zmiany tonu lub akcentów. Nigdy nie powinieneś mówić jednemu z pracowników czegoś, co nie byłoby szczęśliwe, gdybyś powiedział drugiemu.

Ale nie należy rezygnować z wewnętrznych kanałów komunikacji, ponieważ zewnętrzne są tak przytłaczające. Potrzebujesz działającego kanału komunikacji, który można kontrolować i mierzyć, aby jasno określić swoje przesłanie firmy.

Organizacje muszą stworzyć szybkie, interaktywne i niezawodne kanały komunikacji, aby dotrzeć do wszystkich pracowników. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest przejście na aplikacje mobilne. Podobnie jak w wielu innych przypadkach, połączenie nowych procedur, umiejętności i technologii jest niezbędne do stworzenia zaufania i przejrzystości. Dzięki temu firmy mogą zachować kontrolę nad wysyłanymi przez siebie komunikatami, w przeciwieństwie do pozostawiania informacji otwartych na indywidualne błędne interpretacje.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Emotikony 😀.

Emotikony, wszyscy ich używamy, ale to, czy są odpowiednie do komunikacji biznesowej, zależy od tego, kogo zapytasz.

Faktem jest, że emotikony są łatwe do zrozumienia, i mogą zwracać się do ludzi bez względu na to, jakim językiem mówią. Wywołują uczucie znajomości i mogą pomóc Ci wspierać Twoją markę i reklamować Twoją firmę. Ich mądre użycie jest zdecydowanie tendencją wzrostową.

Ponadto, emotikony są doskonałym sposobem na zaangażowanie młodszych pracowników, a ich użycie jest dowodem na to, że jesteś wystarczająco elastyczny, aby dostosować komunikację do wymagań odbiorców.

Podczas gdy emotikon niekoniecznie musi być najlepszym wyborem dla Twojego kolejnego procesu sprzedaży, z pewnością może zaoferować jeszcze jeden kreatywny sposób komunikacji wewnętrznej, aby połączyć się z wszystkimi Twoimi ludźmi na całym świecie. 🌎