Zarządzania dokumentami SharePoint

Zarządzania dokumentami SharePoint polega na właściwym zarządzaniu uprawnieniami. Jest to jedno z najczęściej zadawanych pytań podczas rozmów konsultacyjnych lub projektów wdrożenia SharePoint. Ich podsumowanie i zestawienie zawsze stanowi pewne wyzwanie. Chociaż istnieją pewne ustalone wytyczne branżowe, których należy przestrzegać, niektóre z nich stanowią opinię lub wynik osobistych doświadczeń.

W tym artykule postaram się podsumować, jakie są, sposoby zarządzania dokumentami SharePoint.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Myśl w kategoriach witryn, a nie folderów

Tak, to jest najważniejsze. Jest to błąd numer jeden popełniany przez wiele organizacji podczas migracji plików z dysków sieciowych, Dropbox, Google Drive, Box i innych DMS do SharePoint. Niestety, wielu użytkowników, zwłaszcza tych z działu IT, ma mentalność folderów. Zdarza się więc, że firma ma jedną witrynę, jedną bibliotekę i pół miliona dokumentów w tej bibliotece. I oczywiście w tym miejscu użytkownicy szybko zapoznają się ze wszystkimi ograniczeniami SharePointa (przekroczenie progu 100 000 bibliotek, 400-znakowy adres URL, limit 300 synchronizacji itp.)

Filozofia SharePointa im więcej witryn, tym lepiej.

Witryna to nowy folder!

Zarządzania dokumentami SharePoint: Tworzenie wielu bibliotek

Nawet jeśli tworzysz wiele witryn SharePointa, powinieneś także utworzyć wiele bibliotek. Zwykle liczba dokumentów dyktuje, czy należy utworzyć kolejną bibliotekę dokumentów. Istnieją jednak również inne powody, takie jak synchronizacja, metadane i bezpieczeństwo.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Unikaj wielu unikalnych uprawnień

Przełamywanie dziedziczenia uprawnień między plikami i folderami a witryną SharePoint zawsze było uważane za tabu w SharePoint. Jednak rzeczywistość jest taka, że przy nowoczesnym sposobie współpracy i udostępniania treści w firmie i na zewnątrz będziesz miał unikalne uprawnienia w każdym miejscu, bez względu na to, czego oczekujesz. Mając to na uwadze, zalecenie w tym konkretnym kontekście jest takie, że czasami sensowne może być utworzenie oddzielnej witryny zamiast łamania i tworzenia wielu unikalnych uprawnień w kilku folderach. Ale jeśli chcesz ukryć kilka plików lub folderów w witrynie, jest to w porządku.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Wykorzystaj metadane

Ta kolejna rada jest również czymś, co należy dokładnie rozważyć. Gdybyś miał porozmawiać z konsultantem SharePoint dziesięć lat temu, wszyscy powiedzieliby musisz zrobić metadane. Teraz połowa lat 20 XXI wieku już tak nie jest. Wraz z nowoczesnym rozwojem interfejsu użytkownika SharePoint, wyszukiwania itp., metadane zrobiły kilka kroków wstecz. Nadal jestem ich wielkim fanem, podobnie jak wielu użytkowników, ale rzeczywistość jest taka, że nie są już tak popularne jak kiedyś. Metadane w SharePoint nadal mają wiele zalet i są zdecydowanie świetnym dodatkiem do każdej biblioteki dokumentów SharePoint.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Używaj synchronizacji

Wielu z nas ma trudności z pozbyciem się starych nawyków. Tak więc, zamiast pracować w chmurze, wielu nadal woli pracować lokalnie. Oznacza to, że użytkownicy wolą uzyskiwać dostęp do informacji z Eksploratora Windows. Starym sposobem na osiągnięcie tego było mapowanie dysków, ale nowoczesnym sposobem jest synchronizacja z OneDrive. Jeśli więc musisz pracować z plikami lokalnie na komputerze, skorzystaj z synchronizacji.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Uważaj na limity SharePoint

Musisz być świadomy ograniczeń technicznych, które mamy w SharePoint. Niewiele limitów będzie miało wpływ na to, co robisz, ale te, które istnieją, są dość ważne, takie jak liczba dokumentów w bibliotece, limit synchronizacji lub 400-znakowy limit adresu URL. W związku z tym właściwa architektura informacji ma kluczowe znaczenie podczas tworzenia SharePoint.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Zezwalaj na dostęp z zespołów

Najlepszą rzeczą w przechowywaniu plików w SharePoint jest to, że można uzyskać do nich dostęp na wiele różnych sposobów. Możesz uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem samego SharePoint, możesz uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem OneDrive Sync lokalnie na komputerze lub możesz również uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem Teams. Ta ostatnia opcja jest oczywiście preferowana ze względu na rosnącą popularność aplikacji Teams. Próbuję tutaj powiedzieć, że jeśli chodzi o zapewnienie użytkownikom dostępu do dokumentów, powinny istnieć różne opcje, aby użytkownik mógł wybrać tę, którą preferuje.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Polegaj na historii wersji

Historia wersji jest cichym bohaterem SharePointa. Gdy użytkownicy współpracują nad dokumentami, wprowadzanych jest do nich wiele zmian. Historia wersji SharePoint śledzi wszystkie zmiany i pozwala na łatwy i płynny proces przywracania, jeśli zajdzie taka potrzeba. Historia wersji jest ważna nie tylko z punktu widzenia współpracy, ale może być również niezbędnym elementem z perspektywy regulacyjnej lub prawnej.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Nie przejmuj się konwencją nazewnictwa plików

Często jestem pytany o konwencję nazewnictwa w SharePoint. Nie przejmuj się tym. Tak, posiadanie konwencji w niektórych dokumentach może pomóc, ale nie ma absolutnie żadnego sposobu na jej egzekwowanie w SharePoint. Poza tym, wyszukiwanie SharePoint jest potężne, więc bez względu na to, jak nazwiesz plik, przeszuka on jego zawartość.

Zarządzania dokumentami SharePoint: Przeprowadź szkolenia użytkowników

SharePoint nie jest narzędziem do udostępniania plików; jego funkcje i możliwości mogą być przytłaczające.

Dostarcz użytkownikom szkolenia!