Wdrożenie SharePoint
Intranet SharePoint to potężna platforma, która umożliwia organizacjom stworzenie scentralizowanego miejsca do komunikacji, współpracy i zarządzania dokumentami. Poniżej przedstawiono kluczowe cechy i korzyści związane z wdrożeniem intranetu SharePoint:
Kluczowe Cechy Intranetu SharePoint
Zarządzanie Dokumentami:
- Możliwość przechowywania, edytowania i zarządzania różnymi typami plików.
- Kontrola wersji dokumentów zapewnia dostęp do najnowszych zmian.
Przestrzenie Współpracy:
- Strony zespołowe i komunikacyjne dla grupowej współpracy nad projektami.
- Wspólne kalendarze, listy zadań oraz tablice dyskusyjne.
Nawigacja i Dostępność Informacji:
- Możliwość tworzenia niestandardowych pulpitów nawigacyjnych ze widgetami wyświetlającymi ważne informacje (np., ogłoszenia).
- Zaawansowane funkcje wyszukiwania ułatwiające lokalizowanie zasobów.
Funkcje Społecznościowe:
- Narzędzia społecznościowe pozwalające pracownikom na łączenie się, obserwowanie kolegów oraz uczestniczenie w dyskusjach.
Integracja z Innymi Narzędziami Microsoft 365:
- Łatwa integracja z aplikacjami takimi jak Teams czy Dynamics 365 Customer Voice dla kompleksowego zarządzania relacjami klienta lub ankiet.
Korzyści Z Intranetu SharePoint
- Poprawa współpracy: Umożliwia efektywną komunikację między pracownikami poprzez scentralizowaną platformę intranetu.
- Zwiększenie wydajności: Przechowywanie wszystkich zasobów w jednym miejscu ułatwia dostęp do informacji.
- Dostosowanie do potrzeb firmy: Może być dostosowany pod kątem marki firmy oraz jej specyficznych wymagań biznesowych.
Jak Budować Nowoczesny Intranet SharePoint
- Określ priorytety firmy.
- Zrozum użytkowników SharePointa.
- Zaplanuj strukturę witryn (np., strony komunikacyjne, hub, biblioteki dokumentów).
- Wykorzystaj dodatki do lepszej interakcji użytkowników.
Dzięki tym cechom intranet SharePoint może stać się centralnym punktem zarządzania informacją oraz współpracy w firmie, poprawiając efektywność działań biznesowych i angażując pracowników we wszystkie procesy organizacyjne.
Intranet SharePoint
Strona zespołu czy strona komunikacyjna? Jest to jedna z najważniejszych decyzji podejmowanych podczas tworzenia nowych witryn intranetowych SharePoint. Za każdym razem, gdy tworzysz nową witrynę, masz do wyboru dwie opcje:
- Team Site.
- Communication Site.
Jakie są więc te opcje i jakie są konsekwencje wyboru jednej z nich?
Witryna SharePoint
3 rodzaje witryn, które można utworzyć w SharePoint
Żeby było jasne, nie należy wybierać pomiędzy dwoma typami witryn, ale trzema. Aby odświeżyć pamięć, mamy następujące trzy typy witryn SharePoint:
- Witryna zespołu (połączona z grupą Microsoft 365).
- Witryna komunikacyjna.
- Team Site (bez grupy Microsoft 365).
Pierwsze dwie opcje są dostępne dla wszystkich użytkowników końcowych podczas tworzenia witryny ze strony startowej SharePoint.
Trzecia opcja jest dostępna tylko dla administratorów SharePoint i tylko z Centrum administracyjnego SharePoint.
Teraz, gdy mamy już jasność co do trzech typów witryn, zrozummy różnicę między witryną zespołu a witryną komunikacyjną.
Witryna komunikacyjna SharePoint
Zacznijmy od witryny komunikacyjnej. Witryna komunikacyjna to witryna używana do jednokierunkowego udostępniania informacji. Nie mówimy tutaj o współpracy. Mówimy o udostępnianiu i komunikowaniu informacji użytkownikom SharePoint czytaj, odbiorcom. Dobrym przykładem może być witryna dla pracowników działu kadr, na której zespół HR będzie publikował wiadomości, linki, dokumenty, podręczniki dla pracowników, zasady itp.
Po utworzeniu witryny komunikacyjnej SharePoint otrzymujesz witrynę komunikacyjną i nic więcej. Witryna komunikacyjna będzie witryną szerokoekranową, która zazwyczaj będzie atrakcyjna wizualnie dla użytkowników.
Witryna zespołu SharePoint
Dla prawie każdego innego przypadku użycia należy utworzyć witrynę zespołu SharePoint. Witryna zespołu to rodzaj witryny używanej do dwukierunkowej współpracy. Witryny zespołu są zwykle ograniczone do określonej liczby użytkowników i nie będą dostępne dla całej organizacji (jak witryna komunikacji). Witryny zespołu SharePoint zazwyczaj nie są również atrakcyjne wizualnie, ponieważ są tworzone do praktycznej współpracy.
Witryna zespołu czy witryna komunikacyjna?
- Jakie są kluczowe różnice między witryną zespołu, a witryną komunikacyjną?
- Co skłoniłoby Cię do stworzenia jednej z nich?
Różnica nr 1: Witryna zespołu SharePoint jest częścią grupy Microsoft 365.
Krytyczną różnicą między witryną zespołu a witryną komunikacyjną jest to, że tworząc witrynę zespołu, otrzymujesz coś więcej niż tylko witrynę SharePoint. Tworzona jest grupa Microsoft 365 (która jest grupą członkostwa / bezpieczeństwa) i inne elementy / aplikacje z nią połączone. Niektóre elementy są tworzone automatycznie (kalendarz grupy, lista dystrybucyjna grupy), a inne mogą być połączone później (Zespół z Teams, Plan z Planner).
To, czy korzystasz ze wszystkich tych aplikacji to Twoja decyzja ale są one tworzone i łączone. Chodzi o to, że jeśli potrzebujesz współpracować masz wszystkie możliwe aplikacje, których możesz potrzebować.
Różnica nr 2: Nawigacja po lewej stronie
Dla wielu może to nie być wielka sprawa, ale w przypadku witryny komunikacyjnej nawigacja nie znajduje się po lewej stronie jest na górze i tam pozostanie. W przypadku witryny zespołu będzie ona znajdować się po lewej stronie. Można ją ukryć lub przenieść na górę, ale domyślnie znajduje się po lewej stronie.
Różnica nr 3: Nie ma możliwości zmiany typów witryn po ich utworzeniu.
Kluczowym aspektem, który należy zrozumieć, jest to, że po wybraniu jednego typu witryny i utworzeniu jej, nie ma możliwości jej konwersji. Witryna komunikacyjna zawsze będzie witryną komunikacyjną i nigdy nie będzie można do niej dołączyć grupy Microsoft 365. Podobnie, Witryna Zespołu zawsze będzie miała dołączone wszystkie komponenty (Teams, Planner, kalendarz grupowy) i nie ma możliwości usunięcia ich z Witryny Zespołu / Grupy Microsoft 365 po ich utworzeniu.
Różnica nr 4: Różne sposoby zarządzania bezpieczeństwem
Kolejną ogromną różnicą jest sposób zarządzania bezpieczeństwem w tych witrynach. Witryna komunikacyjna opiera się na grupach SharePoint (odwiedzający / członkowie / właściciele), podczas gdy witryna zespołu opiera się na członkostwie w grupie Microsoft 365. Co to oznacza? Oznacza to, że w przypadku witryn komunikacyjnych można polegać na grupach Active Directory, podczas gdy w witrynach zespołu konieczne będzie ręczne dodawanie członków przez użytkowników.
Różnica nr 5: Wybór Web Part
Kolejną zauważalną różnicą między witryną zespołu a witryną komunikacyjną jest wybór części sieci Web. Witryna zespołu ma znacznie więcej elementów sieci Web, które można do niej dodać niż witryna komunikacji. Wynika to z faktu, że witryna zespołu ma o wiele więcej widżetów / części sieci Web w stylu współpracy.
Różnica nr 6: Witryna zespołu nie może być witryną główną
To może nie być nic wielkiego i będzie miało wpływ tylko na niewielki podzbiór przypadków użycia, ale jeśli tworzysz witrynę główną lub zastępujesz witrynę główną musi to być witryna komunikacyjna.
A co z witryną zespołu bez grupy Microsoft 365?
Na początku artykułu wymieniłem również trzeci typ witryny, którą mogą utworzyć administratorzy SharePoint: witryną zespołu bez grupy Microsoft 365. Jeśli nadal zastanawiasz się, czy utworzyć witrynę zespołu, czy witrynę komunikacji, witryna zespołu bez grupy Microsoft 365 może być dobrą alternatywą. W ten sposób uzyskasz się wygląd i sposób działania witryny zespołu bez grupy Microsoft 365 i innych połączonych aplikacji. Co więcej, ogromną zaletą witryny Team Site bez grupy jest to, że jeśli później zmienisz zdanie i zdecydujesz, że chcesz połączyć Grupę Microsoft 365 wraz z innymi aplikacjami, możesz to zrobić!