Wdrożenie intranet SharePoint HR

Wdrożenie intranet SharePoint HR, to chyba jedno z najczęstszych zapytań dotyczących intranetu SharePoint, jakie otrzymujemy od potencjalnych klientów. Niezależnie od tego, czy jesteś małą, czy dużą firmą, masz kogoś odpowiedzialnego za sprawy HR, sprawy pracowników. Podczas gdy większość witryn w środowisku SharePoint będzie witrynami zespołowymi typu współpracy, dostępnymi z SharePoint lub Teams, dział HR, dział kadr zawsze potrzebuje miejsca, w którym pracownicy mogą uzyskać najnowsze regulacje, pobrać podręcznik pracownika, zapoznać się z zasadami benefitów pracowniczych, dostępnymi ofertami pracy, sprawdzić święta firmowe lub inne informacje HR.

Jak wdrożyć intranet SharePoint HR, tworzyć ładnie wyglądającą i funkcjonalną witrynę działu HR w SharePoint.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Oddzielna strona SharePoint czy część portalu firmowego

Pierwszą decyzją, którą musisz podjąć, jest to, czy utworzysz nową stronę intranet SharePoint HR, czy też wykorzystasz istniejącą stronę firmową. Jeśli jesteś małą firmą (kilku, kilkudziesięciu użytkowników) i utrzymujesz już firmowy intranet SharePoint, możesz w ogóle nie potrzebować osobnej strony intranet SharePoint HR. Możesz po prostu dodać odpowiednie linki HR, dokumenty i zasady bezpośrednio na istniejącej stronie głównej.

Jeśli jednak organizacja zatrudnia setki lub tysiące pracowników, utworzenie oddzielnej strony intranet SharePoint HR ma sens. Zapewni to również faktyczną własność treści. W ten sposób jedna osoba (np. dział marketingu / komunikacji) może być odpowiedzialna za treści na firmowym intranecie SharePoint, a dział HR będzie odpowiedzialny za treści na stronie intranet SharePoint HR, stronie zasobów ludzkich. Każda strona intranetowa będzie miała własną zawartość, wygląd i sposób działania oraz zabezpieczenia i uprawnienia.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt

Drugą decyzją, którą musisz podjąć, jest sposób podejścia do projektu strony intranetu. W SharePoint mamy dwa sposoby podejścia do tego zagadnienia:

• Wdrożyć intranet SharePoint HR od zera.
• Wdrożyć intranet SharePoint HR poprzez wybór jednego z gotowych szablonów.

W przypadku pierwszej opcji będziesz musiał samodzielnie zaprojektować wszystko, edytować strony, dodawać elementy sieci Web i podejmować własne decyzje dotyczące układu i wyglądu.

W przypadku drugiej opcji można zacząć od jednego z gotowych szablonów SharePoint dostępnych w Microsoft.

Druga opcja jest lepsza, jeśli nie masz pojęcia, od czego zacząć i potrzebujesz pomysłów. Na szczęście istnieje nawet szablon SharePoint HR. Możesz zastosować jeden z gotowych szablonów za pomocą funkcji Zastosuj szablon SharePoint.

Inną opcją do rozważenia jest wykorzystanie jednego z szablonów Lookbook, Microsoft Lookbook. W przypadku tej opcji musisz jednak mieć znajomych w dziale IT, ponieważ wymaga to globalnej roli administratora Microsoft 365.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Określ zawartość SharePoint HR

W tym kroku musisz zdecydować, jaką zawartość chcesz dodać do swojej witryny. Jak wybrać określone części internetu, aby pasowały do treści. Ale na razie musisz zdecydować, jakie treści trafią na intranet SharePoint HR. Poniżej wymieniam kilka typowych treści, które firmy wykorzystują w swoich stronach SharePoint HR. Później wyjaśnię, jak zaadresować je w SharePoint za pomocą określonych części strony SharePoint.

• Powiadomienie o wydarzeniach.
• FAQ (często zadawane pytania).
• Sekcja Zespół / Kontakt z nami.
• Wydarzenia / święta firmowe.
• Sekcja Witamy w zespole.
• Wiadomości i ogłoszenia.
• Obrazy / zdjęcia / grafiki.
• Struktura organizacyjna.
• Linki do innych źródeł.
• Firmowa baza wiedzy.
• Zasady i procedury.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Strona komunikacji

Następnym krokiem jest utworzenie samej strony intranet SharePoint HR. Ponieważ tworzona przez nas strony intranet SharePoint jest skierowana do pracowników, utworzymy tutaj witrynę ‘Komunikacja’. Innym typem strony intranet SharePoint jest witryna ‘zespół’. Jest ona jednak przeznaczona do współpracy dwukierunkowej. Witryna zespołu będzie używana do wewnętrznych, prywatnych spraw HR, ale w przypadku witryny skierowanej do pracowników użyjemy witryny komunikacji.

Witrynę komunikacyjną można utworzyć ze strony startowej SharePoint lub Centrum administracyjnego SharePoint.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Wybierz części strony intranetu

Aby zbudować intranet SharePoint HR, musisz dopasować wymagania, zawartość oraz treści do odpowiednich web parts dostępnych w SharePoint Online. Opis, w jaki sposób można spełnić każde z wymagań przy użyciu odpowiedniej części sieci Web / funkcjonalności SharePoint.

Wiadomości i ogłoszenia

W tym przypadku wystarczy użyć News Web Part dodawanego domyślnie do wszystkich stron intranetowych SharePoint. Jest to jeden z najbardziej konfigurowalnych części intranetu SharePoint. Możesz zaplanować posty z wiadomościami, usunąć je, dodać linki do zewnętrznych źródeł, filtrować, sortować itp. Ponadto możesz również skonfigurować kierowanie na odbiorców postów z wiadomościami, wyświetlając określone posty z wiadomościami określonym grupom użytkowników na podstawie ich roli lub lokalizacji.

Wydarzenia, święta firmowe

Istnieje kilka sposobów radzenia sobie z kalendarzami w SharePoint, ale w tym przypadku polecam gotową część Web Part Events. Jest on dość podstawowy i ma nieco ograniczone możliwości. Jednak robi to, do czego jest przeznaczony (tj. wyświetla wydarzenia / święta firmowe w SharePoint).

Podobnie jak w przypadku Wiadomości, można również skonfigurować kierowanie na odbiorców w Web Part Wydarzenia. Dodatkową zaletą jest możliwość posiadania wielu kalendarzy w tej samej witrynie.

Obrazy, zdjęcia, grafiki

Jeśli masz kilka obrazów, które chcesz wyświetlić na stronie intranetowej, możesz przechowywać je w zwykłej bibliotece dokumentów, a następnie użyć Web Part Galeria obrazów, aby wyświetlić je na stronie. Dostępnych jest również kilka opcji układu.

Filmy

Ponownie, do przechowywania filmów możesz użyć biblioteki dokumentów, ale jeśli chcesz wyświetlić je w intranecie, możesz użyć Web Part File and Media lub Web Part HCWP, aby wyświetlić wiele filmów.

FAQ (często zadawane pytania)

Wiele stron intranetowych HR potrzebuje również pewnego rodzaju bazy danych często zadawanych pytań. Istnieje kilka sposobów na rozwiązanie tego problemu w SharePoint. Jeśli masz dość obszerną listę pytań, możesz utworzyć listę i pogrupować ją według pytań.

Witryna zasobów ludzkich w SharePoint

Jeśli jednak masz tylko kilka pytań, możesz dodać je za pomocą funkcji zwijanych sekcji na stronie.

Firmowa baza wiedzy

Jeśli chcesz zbudować bazę wiedzy w stylu Wikipedii, możesz utworzyć szablon strony intranet i oznaczyć strony metadanymi, tak jak można oznaczać dokumenty.

Sekcja Kontakt

Większość stron HR potrzebuje miejsca z informacjami kontaktowymi - aby odwiedzający witrynę wiedzieli, z kim się skontaktować w przypadku dalszych pytań. Jest to łatwo możliwe dzięki People Web Part. Umożliwia on wyświetlanie użytkowników z katalogu pracowników. Gdy odwiedzający witrynę klikną profil na stronie, zobaczą podstawowe informacje kontaktowe (imię i nazwisko, tytuł, numer telefonu, adres e-mail itp.). Aby uzyskać instrukcje dotyczące dodawania People Web Part, kliknij tutaj.

Witamy w sekcji Zespół

Kiedy zatrudniasz nowe osoby w swojej firmie, możesz chcieć poinformować o tym wszystkich i udostępnić podstawowe informacje na ich temat w intranecie.

Zasady i procedury

Jestem pewien, że masz również pewne zasady, które chcesz udostępnić swoim pracownikom. Jeśli masz niewielką liczbę dokumentów, możesz po prostu połączyć się z nimi z głównej strony intranetu. Załóżmy jednak, że masz wiele regulacji i procedur. W takim przypadku warto rozważyć wykorzystanie do tego celu dedykowanej biblioteki dokumentów i dodać pewne metadane, aby pomóc użytkownikom znaleźć konkretną politykę, która ich dotyczy.

Powiadomienia o terminach

Czasami konieczne może być przekazanie odwiedzającym intranet istotnych dat i terminów. Na przykład termin zapisów na świadczenia lub data, do której pracownicy mogą podpisać i wypełnić określony formularz. W takim przypadku możesz skorzystać z narzędzia Countdown Timer Web Part. Pozwala on ustawić konkretną datę i godzinę, a następnie odlicza czas na żywo na stronie. Jako bonus, możesz dodać kilka grafik / obrazów do tła.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Zabezpieczenia

Po utworzeniu intranetu i Web Parts, nadszedł czas na skonfigurowanie zabezpieczeń. Jest to stosunkowo proste ćwiczenie, wystarczy zdecydować, kto może co robić na poziomie intranetu. Jeśli klikniesz ikonę koła zębatego > Uprawnienia witryny, zobaczysz trzy grupy uprawnień:

• Odwiedzający.
• Członkowie.
• Właściciele.

Zazwyczaj w przypadku intranet SharePoint HR należy dodać wszystkich użytkowników z wyjątkiem użytkowników zewnętrznych do grupy Odwiedzający (tylko do odczytu), następnie dodać niektórych członków zespołu, którzy pomogą w utrzymaniu treści, do grupy Członkowie (dodawanie / edycja / usuwanie), a następnie umieścić siebie lub kogokolwiek innego jako właściciela w grupie Właściciele (pełna kontrola).

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Biblioteka folderów pracowników

Ten konkretny wymóg jest opcjonalny, ale widzę, że jest on wymagany przez wiele firm przez cały czas. Podczas gdy intranet SharePoint HR jest tylko do odczytu dla wszystkich pracowników, czasami chcesz mieć dedykowane miejsce na foldery pracowników, w którym pracownicy mogą dodawać / edytować / usuwać dokumenty w swoich folderach właściciela, nie widząc folderów innych osób. Z kolei dział kadr może widzieć / dostępować do wszystkich folderów. Zapewni to działowi kadr dedykowane miejsce do wymiany określonych dokumentów z pracownikami (np. dokumentów przeglądu rocznego).

Jeśli potrzebujesz tej możliwości, musisz utworzyć dedykowaną bibliotekę dla folderów pracowników. Następnie należy utworzyć folder dla każdego pracownika i skonfigurować indywidualne uprawnienia dla każdego folderu.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Kanały komunikacji

Kolejną rzeczą, jest określenie właściwego kanału komunikacji dla działu HR. Intranet SharePoint HR, którą omówiliśmy do tej pory, jest bardziej statycznym repozytorium treści. Możesz jednak chcieć mieć dwukierunkowy kanał, w którym pracownicy mogą zadawać pytania, a Ty możesz na nie odpowiadać.

Można to osiągnąć na kilka sposobów. Możesz utworzyć zespół publiczny w Teams lub utworzyć społeczność Viva Engage dla HR. Dodatkową zaletą społeczności Viva Engage jest to, że konwersacje można osadzać bezpośrednio na stronie intranet SharePoint HR.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Połączenie

Gdy intranet SharePoint HR jest już w pełni zbudowany, nie zapomnij powiązać jej z centrum intranetowym, aby użytkownicy mogli łatwo do niej nawigować. Wyjaśniam koncepcję Hub.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt. Promocja intranetu

Teraz, gdy zbudowaliśmy intranet SharePoint HR, nadszedł czas, aby ją wypromować i upewnić się, że wszyscy o niej wiedzą. Można to osiągnąć na kilka sposobów.

Przeniesienie treści do głównej strony intranetowej

Aby promować zawartość intranet SharePoint HR, można przenieść ją do głównej witryny intranetowej. Jeśli witryna działu kadr jest częścią centrum intranetowego, możesz skonfigurować elementy sieci Web Aktualności i Wydarzenia w głównej stronie intranetowej i przenieść zawartość z intranet SharePoint HR. W ten sposób użytkownicy zobaczą zawartość, gdy tylko odwiedzą główną witrynę; nie muszą nawet nawigować specjalnie do witryny HR.

Wdrożenie intranet SharePoint HR. Projekt

Kolejną zadaniem, które możesz zrobić, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, jest skonfigurowanie Viva Engage. Spowoduje to dodanie łącza do strony firmowej SharePoint bezpośrednio do aplikacji Teams, umożliwiając użytkownikom dostęp i korzystanie z treści bezpośrednio w aplikacji Teams.